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10 dicas para a gestão de equipes de TI

Promover melhores resultados requer a otimização dos processos internos e otimizar processos internos quase sempre significa automatizá-los. Portanto, é sempre interessante para qualquer executivo uma boa gestão de equipes e ativos de TI, uma vez que são eles que serão responsáveis em grande parte pela automação dos processos, independentemente do mercado em que atue.

Para te ajudar a conseguir dar um upgrade junto ao seu time de tecnologia, separamos algumas dicas bem objetivas. Confira:

1. Organize bem seus processos internos

Lembre-se: ninguém gosta de trabalhar em um ambiente desorganizado e/ou instável no qual não se sabe ao certo qual é o próximo passo ou se a equipe esta conseguindo performar bem ou não. A insegurança traz instabilidade e um alto turn over.

Então, ão dá para ter resultados satisfatórios com a casa desorganizada. Por isso, tenha muita atenção em como anda a rotina de trabalho da sua equipe.

Avalie se cada processo está seguindo uma lógica bem estruturada, se há gargalos e alguma necessidade de retrabalho.

Depois de fazer este mapeamento e identificar o que pode ser melhorado, faça um planejamento de maneira a eliminar estes contratempos e facilitar ao máximo o fluxo do trabalho.

2. Mantenha sua comunicação aberta

Em todo time há pessoas mais extrovertidas e outras menos, mas isso não pode afetar o resultado do grupo.

Converse com seus colaboradores e deixe-os à vontade para te procurarem individualmente. Incentive também a participação de todos em reuniões.

Você verá que ótimas ideias podem surgir, além de deixar todos mais envolvidos nas responsabilidades do departamento.

Contudo, apenas mostrar-se disponível não é a solução. As vezes é importante implementar canais de comunicação variados, como Ombudsman, email para sugestões de melhoria e/ou até contar com uma rede social empresarial como o Facebook Workplace (antigo facebook at word) ou o Fluig.

3. Garanta um bom ambiente de trabalho

Normalmente, na correria do dia a dia, acabamos deixando de lado algumas questões aparentemente sem importância a respeito do nosso ambiente de trabalho. Não cometa esse erro. Veja o que pode ser feito para melhorar o conforto de todos (inclusive o seu).

Não é necessário estourar seu budget. Às vezes, pouco ou mesmo nenhum investimento é necessário para deixar o clima mais favorável e menos cansativo como, por exemplo, retirar divisórias e trocar mesas de lugar.

Aqui vale o benchmark das principais empresas do seu setor. Pesquisar o que vem sendo feito para melhorar o ambiente de trabalho é interessante. Você encontrará ideias radicais como as do empresário brasileiro Ricardo Semler (veja o TED dele aqui – Como gerenciar uma empresa (quase) sem regras) e também aquelas nem tão radicais como a inclusão de confraternizações e, conforme já dito, alteração de layout de trabalho.

4. Assuma uma postura de liderança

Se você é o incumbido de guiar sua equipe por meio de obstáculos e desafios em busca dos resultados esperados, assuma seu papel junto deles e mostre que também participa nos esforços.

Procure sempre dar bons exemplos. Do contrário, não terá condições de realizar cobranças da sua equipe.

5. Alinhe os objetivos

Embora você seja o encarregado por controlar prazos, tarefas e responsabilidades, é importante que todos do seu time saibam para onde estão caminhando.

Por isso, ter um bom sistema de comunicação e divulgação de projetos e alinhar os seus objetivos e status com todos é essencial para o sentimento de pertença do grupo à empresa e ao projeto.

6. Defina metas

Um pouco diferente da dica anterior, neste momento estamos tratando sobre a atribuição de responsabilidades. Isso deve ser feito tanto para o grupo inteiro como individualmente e, às vezes, por pequenos subgrupos para trabalhos pontuais.

Saber exatamente o que se espera de uma pessoa ajuda muito tanto na hora de cobrar os resultados proporcionados por ela, como também facilita identificar quando alguma coisa não funciona bem.

Mais uma observação importante: atribua essas metas de maneira que sejam factíveis, mas também não sejam atingíveis com pouco esforço. É preciso saber equilibrar. Lembre-se, uma boa meta é uma meta SMART:

S – eSpecíficaERRADO – Quero melhorar de vidaCORRETO: Quero guardar mais dinheiro
M – MensurávelERRADO  Quero guardar mais dinheiroCORRETO: Quero guardar 1 bilhão.
A – AlcançávelERRADO – Quero guardar 1 bilhão (se você ganha um salário de R$ 10000,00 mês a meta não é alcançável em curto prazo – mas se você entender que tudo bem então mantenha a meta)CORRETO – Quero guardar R$ 1.000.000,00
R – RelevanteERRADO – Quero guardar R$ 1.000.000,00CORRETO – Quero guardar R$ 1.000.000,00 para investir em um novo negócio. (e talvez em um segundo momento atingir a meta de 1bilhão)
T – TemporalERRADO – Quero guardar R$ 1.000.000,00 para investir em um novo negócioPERFEITO: Quero guardar R$ 1.000.000,00 neste ano para investir em um novo negócio no ano que vem.

7. Escolha seus indicadores

Procure listar quais são os índices que você pretende atingir, mas faça isso utilizando métodos bastante rápidos e fáceis de serem identificados.

Uma boa seleção de indicadores vai ajudar a mostrar em todo o momento o quanto já foi possível evoluir em um determinado serviço, processo ou projeto.

Confira periodicamente estes índices e terá condições de atuar de maneira mais ágil para fazer as correções de rotas necessárias.

Tome cuidado para não definir indicadores demais. Se fizer isso, pode acabar abandonando este acompanhamento rotineiro.

8. Motive sua equipe

Além de dar bons exemplos, é importante manter o moral da sua equipe.

Isso não significa ficar elogiando o tempo todo e nem desmerecer trabalhos externos. Estamos falando aqui de defender os interesses dos seus colaboradores e incentivá-los sempre que mostrarem bons serviços.

Quando algo sair errado ou puder ser feito de uma forma melhor, explique e demonstre como poderia ter sido feito, além de mostrar quais os benefícios. Faça isso utilizando um tom amigável e não assuma uma postura de superior ao seu funcionário.

Lembre-se que todos são seres humanos como você. Por isso, pratique sempre a empatia.

9. Invista em ferramentas e em infraestrutura

O seu tipo de trabalho exige muito das ferramentas e soluções disponíveis. Preocupe-se em manter sempre tudo funcionando bem.

Avalie se a estabilidade da sua infraestrutura e de cada software utilizado está adequada e considere substituir ou ajustar o que for necessário.

Evite oferecer motivos para que alguns colaboradores tenham desculpas para ficar ociosos ou diminuir o ritmo de trabalho.

Tudo deve estar funcionando bem, de maneira que não sejam necessárias paradas que farão a competitividade da sua área ser prejudicada.

10. Forneça feedbacks constantes

Mantenha o hábito de oferecer retornos quanto aos trabalhos em desenvolvimento. Se, por acaso, você ainda não tiver este hábito, procure cultivá-lo.

Para o feedback formal é interessante planejar a melhor hora e data para oferece-lo. Contudo, feedback bom é aquele “fresco”, que acontece no momento em que o fato ocorreu. Se a pessoa fez algo e superou as expectativas, de o feedback AGORA para ela. Contudo, lembre-se: controle suas emoções ou serás controlado por elas. Portanto, acostume-se a dar feedback em momentos em que você esta com sua emoção sob controle.

O mais importante destes retornos é conseguir avaliar o que foi feito da melhor maneira possível, dando os parabéns a quem tiver se destacado, e também entender o que ocorreu que poderia ter sido feito de uma maneira melhor para que, no futuro, a situação não se repita.

Conseguir fazer uma gestão de equipes de TI com maestria é algo que poucos sabem fazer, mas depois de algum treino e experiência adquirida, o caminho se torna mais fácil.

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Marcos Chiodi
Engenheiro de Computação e mestre em engenharia de software pela UFSCar, Chiodi também possui especialização em Administração de Empresas MBA pela USP/Fundace e especialização em EAD pela Uniseb. Além disto também possui diversas certificações nas áreas de gerenciamento de projetos (SCRUM e PMP), TI (ITIL, JAVA) e línguas (ECCP).