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Clima organizacional: como o setor de TI pode auxiliar?

Para que os objetivos organizacionais sejam atingidos, é essencial que os colaboradores estejam motivados e inseridos em um ambiente de trabalho agradável. O clima organizacional atualmente é o grande parceiro estratégico das empresas pois é comprovado que quando times estão engajados, são mais produtivos e geram excelentes resultados.

Segundo Chiavenato, clima organizacional é “o conjunto de propriedades mensuráveis do ambiente de trabalho percebido, direta ou indiretamente, pelos indivíduos que vivem e trabalham neste ambiente e que influencia a motivação e o comportamento dessas pessoas”.

Nesse sentido, cada vez mais é preciso investir em atividades que zelem pelo bem-estar de todos. As companhias ganharam uma aliada na busca da melhoria contínua: a tecnologia. Com ela, é possível aprimorar não só a comunicação interna, mas também a gestão de pessoas.

Neste post, abordaremos algumas práticas que podem ser adotadas com o setor de TI e que são capazes de melhorar o ambiente de trabalho. Confira!

A importância da comunicação interna

A comunicação interna é um dos pilares para que se tenha um bom clima. Quando não existem ruídos e a comunicação é clara e objetiva, os colaboradores se sentem alinhados com os objetivos da empresa e sabem exatamente quais são as expectativas e desafios a serem enfrentados.

A comunicação deve ser encarada como uma aliada dos negócios da companhia, pois por meio da boa relação com todos, evita-se conflitos entre pessoas, equipes e setores. Essa troca de informações quando realizada de forma eficiente, facilita a resolução de problemas além de manter a boa imagem empresarial.

Por isso, torna-se imprescindível a adoção de ferramentas de comunicação. Existem muitos sistemas e plataformas que podem ser utilizadas para melhorar o processo. Alguns exemplos são:

Comunicadores instantâneos

Facilidade de envio instantâneo de mensagens e vídeos. Capacidade de manter contato independentemente do lugar/setor que a pessoa está.

Compartilhamento na nuvem

A troca de informações é realizada por todos aqueles que possuem acesso. Pode-se guardar arquivos e fazer backups.

Intranet

Sistema próprio da corporação em que podem ser compartilhadas matérias de interesse dos trabalhadores, procedimentos padrão, boas práticas, manuais e até mesmo a publicação de novas contratações, promoções ou transferências. A Monitora Soluções Tecnológicas pode ajudar você na implementação de uma Intranet customizada.

Jornais online

Os leitores são os próprios funcionários. Os jornais estreitam e otimizam o relacionamento. É uma ótima estratégia para valorizar a marca e alinhar os valores e missão da empresa.

Canais de atendimento

Esses canais simplificam os processos e tornam as coisas mais rápidas e acessíveis. Imagina a demora que seria se um funcionário que quisesse dar uma sugestão ou enviar uma crítica, precisasse preencher formulários, conversar com várias pessoas e enviar e-mails? A Monitora Soluções Tecnológicas pode ajudar você a implementar esses canais de atendimento, assim como fizemos recentemente em um dos nossos clientes: um sistema por meio do qual os seus funcionários podem verificar escala de trabalho, pedir reembolsos e outros serviços, tudo isto por meio de um app no celular que também ajuda os colaboradores do nosso cliente a operacionalizar o seu dia a dia de trabalho.

TV corporativa

De forma inovadora, mostra soluções em imagem e áudio. A TV própria pode usada para apresentar vídeos corporativos por exemplo. O ponto positivo é que mesmo se existirem muitas unidades na empresa, a transmissão será em tempo real para todos.

As informações claras além de evitarem erros ou boatos no diálogo, também proporcionam o sentimento de pertencimento do funcionário, garantindo que todos estejam alinhados com os projetos da companhia.

A tecnologia a seu favor

No geral, o clima organizacional é medido com o uso de indicadores (KPIs). São utilizados pesquisas, avaliações de desempenho, questionários e muitas outras métricas.

Com as avaliações de desempenho e pesquisas de clima por exemplo, depois de levantado os dados, é possível ter o feedback e usá-lo como ferramenta de melhoria contínua e consequentemente promover o desenvolvimento positivo do clima.

O setor de TI pode ajudar ao disponibilizar técnicas capazes de mensurar mais rápido os resultados dessas avaliações, transformando os dados obtidos em relatórios. Não se pode esquecer que todo esse levantamento e mensuração deverá ser acompanhado e monitorado para que seja totalmente eficaz.

Existem empresas de tecnologia que disponibilizam softwares personalizados de acordo com as necessidades do negócio do cliente, que são capazes de fazer essa gestão. São utilizados dados analíticos que permitem que as informações mais relevantes sejam monitoradas. Posteriormente, elabora-se o plano de ação com base nos resultados.

Há a possibilidade também de a área de TI implementar algumas estratégias que facilitem a rotina dos funcionários, como a criação de softwares ou plataformas para melhor interação entre colaboradores e a empresa. O próprio contratado pode acessar e realizar algumas atividades sem a necessidade de burocracias, com a impressão de vários papéis ou autorizações. Veja abaixo:

  • Acessar plataformas com a finalidade de conferir contracheques, benefícios, dentre outros;
  • Justificar faltas por uma plataforma integrada entre o setor de RH e o gestor;
  • Solicitar férias;
  • Alterar os seus dados cadastrais, como estado civil, local de residência, etc.

A quebra de paradigmas

Entretanto, em todo processo de implementação, é necessário que haja mudanças ou ajustes nos procedimentos. Essa ação pode surpreender líderes e membros das equipes e prejudicar o ambiente saudável de trabalho.

Primeiramente, se faz preciso verificar se a equipe está preparada para receber um sistema novo, pois sempre é necessário realizar um trabalho de gestão da mudança. As pessoas serão os principais usuários e se elas apresentarem resistência, a dificuldade de implementação será aumentada.

Após esse passo, deve-se investir em treinamentos. Não adianta ter um excelente software que ninguém sabe como operar. É preciso levar em consideração que qualquer nova atividade ou tarefa, requer adaptações e entendimentos.

Uma boa ideia é designar alguns membros para se tornar instrutores e facilitadores internos. Esses serão treinados para disseminar as informações aos demais.

É válido ressaltar que, para que tudo ocorra conforme o planejado, um bom suporte é imprescindível, principalmente nos primeiros meses de adaptação que são os mais difíceis. O fornecedor precisa ser confiável e estar sempre disposto a tirar dúvidas e, se necessário, fazer ajustes.

A integração favorece uma relação mais dinâmica e centralizada e evita possíveis erros de comunicação. Todas essas ações estão ligadas diretamente aos fatores que contribuem para a satisfação dos funcionários, seja no prazer e orgulho em trabalhar naquele local, seja na valorização do profissional. O clima organizacional ficará cada vez mais fortalecido.

Identificou-se e entendeu como o setor de TI é um importante aliado para um bom clima organizacional? Deixe seu comentário compartilhando a sua opinião!

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Marcos Chiodi
Engenheiro de Computação e mestre em engenharia de software pela UFSCar, Chiodi também possui especialização em Administração de Empresas MBA pela USP/Fundace e especialização em EAD pela Uniseb. Além disto também possui diversas certificações nas áreas de gerenciamento de projetos (SCRUM e PMP), TI (ITIL, JAVA) e línguas (ECCP).