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Como a TI fortalece a comunicação interna da empresa?

A cada dia que passa, a presença da tecnologia no ambiente corporativo se torna mais importante para empreendimentos atingirem os resultados almejados por gestores e líderes empresariais. Ferramentas de TI tornaram processos internos mais eficazes, reduziram custos operacionais e automatizaram tarefas como o teste de softwares.

As possibilidades de melhoria também atingem a comunicação interna entre equipes e diferentes setores. Com o auxílio de ferramentas digitais, a empresa pode manter os seus times integrados independentemente do local em que os seus profissionais se encontram.

Quer saber como isso é possível? Então leia este post e confira a importância das soluções de comunicação interna!

A importância da comunicação interna para o ambiente corporativo

Em um cenário de alta competitividade, possuir soluções que garantam ao negócio uma capacidade de se manter integrado, com agilidade e inovação, é crucial. Para isso, organizações precisam integrar aos seus processos internos soluções de comunicação que dão aos profissionais mais capacidade de trocar informações quando for relevante, reduzindo o tempo necessário para auxiliar consumidores e parceiros comerciais.

Nesse sentido, a tecnologia possui um papel de destaque. Com o auxílio de soluções modernas, negócios conseguem aumentar a sua mobilidade, atuar de forma integrada e com alta produtividade.

Como apontam estudos sobre o tema, investindo em TI a empresa se mantém eficaz, com uma rotina de alta performance. Todos os times poderão compartilhar dados relevantes a qualquer momento, eliminando uma série de falhas operacionais. Além disso, o direcionamento de atividades e a divulgação de normas é feita com maior agilidade e precisão.

A evolução das ferramentas de comunicação interna ao longo dos anos

Ao longo dos anos, a tecnologia revolucionou a forma como pessoas se conectam no ambiente corporativo e trocam informações relevantes. Por meio das soluções de TI, saímos de um cenário em que pessoas conferiam avisos em um mural para um em que as novidades são divulgadas automaticamente para todos os colaboradores.

O primeiro passo dessa revolução foram as intranets. Elas funcionam como pequenas “redes sociais privadas”, em que líderes e chefes de departamento podem divulgar resultados, avisos e novas políticas para os profissionais. Esse tipo de solução, que ainda é utilizada, só estava disponível para a rede interna do negócio.

Diante dos desafios de um mundo conectado e com alta mobilidade, as intranets evoluíram para plataformas de comunicação e produtividade integradas. Esse é o caso da Fluig, criada pela Totvs e do Workplace, do Facebook.

Esse tipo de sistema possui mais funções do que uma intranet e pode ser utilizado para mais objetivos além da simples divulgação de comunicados. Em resumo, tais soluções possuem um leque de funções para que os gestores consigam administrar toda a sua equipe, acompanhando a evolução de projetos, distribuindo tarefas, avaliando os resultados das políticas operacionais e mantendo um fluxo de comunicação contínuo entre times.

Grupos podem ser criados para que times consigam se comunicar em tempo real, mesmo que alguns profissionais não estejam dentro do local de trabalho. Em uma rede social interna, todos os profissionais conseguirão solucionar dúvidas, divulgar informações relevantes para um projeto ou definir estratégias inovadoras para solucionar problemas. Dessa forma, o negócio consegue se manter competitivo por meio de serviços mais eficazes e econômicos.

É possível otimizar a comunicação interna sem pagar muito?

Em um cenário de crise econômica, o uso de ferramentas de comunicação complexas pode ser dificultado diante de problemas causados pela ausência de recursos financeiros em grande quantidade. Nesse caso, o negócio pode contar com uma série de serviços que, integrados, garantem que o empreendimento terá um ambiente interno com alto nível de colaboração por um investimento baixo.

Para a gestão de projetos, por exemplo, o negócio pode adotar o Trello. A ferramenta possui planos gratuitos e permite a gestão de times. Baseada no paradigma Kanban, o serviço web já possui mais de 10 milhões de usuários, que utilizam a plataforma para gerenciar as suas atividades com agilidade e precisão.

Já o Slack foi feito direcionado para startups e é focado em quem busca métodos simples e funcionais para se manter conectado com os seus colegas de trabalho. O serviço de mensagens instantâneas pode ser integrado a várias plataformas (como GitHub e Evernote) para o compartilhamento ágil de conteúdos e está disponível via web, em aplicativos desktop e mobile.

Para quem busca uma ferramenta completa, o Google possui a solução ideal. A G Suite é um conjunto de ferramentas inteligentes e baseadas na nuvem, feitas para negócios que buscam novas formas de manter um fluxo de trabalho com alta colaboração. Assim, todos podem inovar e atingir metas em conjunto, em qualquer lugar e em tempo real.

A criação de planilhas e apresentações, por exemplo, é feita com aplicativos que permitem o envio de comentários e revisões enquanto o documento é feito. E no Google Drive, basta um clique para que pessoas possam compartilhar arquivos relevantes com o seu time ou apenas um contato. Tudo com alta segurança e mobilidade.

Reuniões podem ser criadas e feitas com simplicidade. Da marcação de um compromisso à troca de ideias, tudo é feito em um ambiente integrado, com todos os envolvidos recebendo notificações sobre o que está acontecendo.

No Calendário você poderá criar e convidar pessoas para eventos rapidamente. Já no Hangouts, o time poderá realizar videochamadas em HD, seja em um telefone, tablet, notebook ou desktop. Tudo com alguns cliques.

Para o gestor de TI, a adoção da G Suite não representará um grande aumento na carga de trabalho. A administração dos usuários (e a gestão dos seus privilégios) é feita em um ambiente centralizado e abrangente.

Mantendo sistemas de comunicação livres de brechas de segurança

Conforme o uso de sistemas de comunicação é incentivado no ambiente corporativo, a empresa deverá desenvolver regras para que os profissionais possam manter tais soluções integradas a sua rotina, sem que isso implique problemas de segurança digital e privacidade. Em geral, são medidas simples, mas que podem evitar o roubo de dados e a invasão de contas com grande eficiência.

O primeiro passo está nos procedimentos de autenticação. Além de senhas com variação entre letras maiúsculas e minúsculas, números e símbolos, a autenticação de dois passos sempre deve ser adotada. Ela cria uma camada adicional de proteção, impedindo que contas sejam acessadas mesmo que a senha seja descoberta por terceiros.

Mantenha regras de controle e acesso a recursos, especialmente em serviços como o Google Drive. Assim, caso uma conta seja comprometida, as chances de informações sigilosas serem roubadas diminui drasticamente.

Todos os colaboradores devem ser incentivados a manter uma rotina preventiva. Informações sobre processos internos e arquivos com dados sensíveis, por exemplo, sempre devem ser compartilhados por canais seguros. O ideal é que, se algo ocorrer, a pessoa que invadir a conta tenha acesso ao mínimo de registros sensíveis.

As soluções de comunicação interna evoluíram e já atendem a diferentes perfis de negócios. Elas convergiram para um ambiente em que estão acessíveis em diferentes plataformas, dando o máximo de flexibilidade para o negócio definir estratégias de trabalho inovadoras e de acordo com as demandas do mercado. Você pretende utilizar uma delas no seu negócio? Compartilhe o post no seu Facebook com a sua resposta!

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Juliano da Monitora
Produtor de Conteúdo na Monitora