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Como acompanhar a implantação de um software de gestão para a integração entre setores?

Integração é, já há algum tempo, a palavra-chave para o bom desempenho dos negócios. É ela, afinal, que faz as empresas funcionarem de forma mais eficiente. Assim, todos trabalham como uma equipe, somando seus esforços individuais, e sabem que sua função é importante para o todo.

Na prática, porém, isso nem sempre acontece. É comum que as empresas sofram justamente pela falta de comunicação entre seus setores, mas é muito importante que a organização consiga integrar seus departamentos para que sua busca por resultados dê frutos.

Só assim será possível melhorar a comunicação entre eles e, acima de tudo, permitir que todos os profissionais enxerguem suas funções como importantes para o sucesso da companhia — o que aumenta o engajamento dos colaboradores.

Esse não é um processo simples, principalmente, porque cada setor tem suas demandas internas e precisa se concentrar nelas. Veja, a seguir, como tornar a comunicação na companhia mais eficiente e qual a importância das métricas de implantação de software nesse processo. Boa leitura!

Software de gestão

O primeiro passo do processo de integração envolve conhecer bem todos os setores da organização. É preciso, portanto, fazer um mapeamento adequado das atribuições e dos seus respectivos responsáveis. Embora seja um grande desafio, o retorno vem em forma de engajamento, boas relações de trabalho, inovação e crescimento.

Nesse cenário, vale a pena investir em um Enterprise Resource Planning (ERP). Com ele, a companhia automatiza as operações, qualifica os resultados e torna os processos mais rápidos ao eliminar tarefas repetitivas e redundâncias enquanto diminui os retrabalhos.

Assim, o fluxo de informação entre os departamentos melhora, já que os dados são centralizados, e há uma consequente redução de falhas. A solução adequada permite que cada colaborador conheça a importância que tem no departamento e, de forma global, na organização.

Isso acontece porque o ERP integra as diversas atividades envolvidas na cadeia de valor. Dessa forma, fica mais fácil controlar o processo produtivo como um todo. O sistema oferece, assim, uma visão mais abrangente sobre a influência de cada setor nos resultados e em como eles interagem com os demais.

Desempenho compatível

No decorrer do processo de implantação de um software de gestão é importante que seu desempenho seja avaliado continuamente para garantir que ele realmente atenda às necessidades da companhia. Além disso, é crucial avaliar se a integração entre os setores está ocorrendo de forma efetiva.

Afinal, a implantação do software é determinante para que a organização melhore seu desempenho nesse aspecto. A ideia é que ele seja um facilitador, reduza a complexidade dos trâmites da companhia e aumente a velocidade de acesso às informações, que ficarão disponíveis para serem consultadas conforme a necessidade.

É importante ter em mente que um novo sistema fatalmente estabelecerá novas rotinas, tanto para as pessoas quanto para os processos. Nesse cenário, é essencial que essas rotinas estejam de acordo com a realidade da organização. Ou seja, além de escolher o software mais adequado, é preciso envolver a equipe oferecendo treinamento adequado.

Desafios a serem enfrentados

Depois que a decisão de implantar o software é tomada, o próximo desafio envolve a busca por um fornecedor que ofereça a solução mais apropriada. Cabe, então, uma avaliação do histórico da empresa (em relação à qualidade do produto, à entrega e ao suporte, por exemplo) e das funcionalidades da solução que está sendo oferecida.

Além disso, é importante saber se há outras funcionalidades que poderão ser adicionas ao sistema. É o caso, por exemplo, de outras aplicações e módulos, que, mesmo não previstos no momento da implantação inicial, podem ser úteis no futuro.

É bastante comum que haja resistência da equipe na adoção da nova cultura que será estabelecida com a adoção da ferramenta de gestão — muito mais inovadora e que, por isso, acaba causando ansiedade nos colaboradores. Para superar essa situação, é importante que os profissionais recebam treinamento coerente e que o monitoramento do uso da ferramenta seja constante.

Principais aspectos da implantação

Algumas ações podem ajudar a tornar o processo de implantação de software mais fluido e eficiente. Confira!

Definir objetivos

O primeiro passo é a definição de objetivos. Sem saber claramente o que se quer alcançar com a implantação do software, é impossível determinar se a ferramenta está levando a organização pelo caminho certo.

Conhecer bem o software

Antes de adquirir uma tecnologia, é preciso ter pleno conhecimento de suas funcionalidades. Sem isso, a solução pode acabar sendo subutilizada ou usada de forma ineficiente. Afinal, o ERP vai muito além do controle de estoque e da automação de algumas funções: ele permite fazer desde a captação de leads até o pós-venda, com dados consistentes e consolidados. Ou seja, quando a companhia tem um ERP, é interessante que todo o seu potencial seja aproveitado.

Ter uma equipe qualificada

As tarefas devem ser atribuídas a profissionais que conheçam os processos e tenham capacidade para assimilar o treinamento. Isso é fundamental para que seja obtido o melhor desempenho possível da ferramenta.

Garantir o treinamento

O treinamento é essencial para que os colaboradores sejam capazes de extrair do software toda a sua potencialidade. A escolha do fornecedor, então, deve priorizar esse aspecto. Afinal, é o fornecedor que tem conhecimento pleno da ferramenta e pode instruir a equipe a tirar o melhor proveito dela. Um bom treinamento vai garantir que os profissionais abandonem de vez os controles manuais para adotar a solução completamente.

Investir em monitoramento

Como mencionado, um dos desafios da implantação de software pode ser justamente a falta de assimilação da equipe. Assim, além de escolher a ferramenta que seja mais adequada e treinar a equipe para que entenda a importância dela no contexto da companhia, é fundamental investir em monitoramento. É isso que vai evitar que ocorram falhas no uso da solução — sempre existem funcionários céticos, que acham que fazer o controle no Excel é suficiente, e o monitoramento ajuda a observar isso.

Monitoramento com indicadores compostos

Todo o processo de implantação de software tem o objetivo de melhorar os resultados da empresa. É fundamental, portanto, monitorá-lo e controlá-lo para saber se ele tem, de fato, contribuído de forma efetiva. Para isso, é importante estabelecer indicadores.

Os Key Performance Indicators (KPIs, indicadores de desempenho) são as métricas geralmente usadas para esse fim. Em um cenário de integração entre departamentos, é importante que se usem KPIs compostos, inerentes a diferentes áreas, que possam oferecer uma visão mais ampla.

Dessa forma, é fundamental que a equipe defina quais são os indicadores mais importantes para a companhia e, com base nisso, crie uma estratégia de monitoramento que permita ver o empreendimento com uma lente macro. Isso vai fazer o engajamento atingir mais pessoas — e elas vão se responsabilizar de forma coletiva.

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Juliano da Monitora
Produtor de Conteúdo na Monitora