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Conheça 8 ferramentas para facilitar a comunicação interna empresarial

A comunicação interna empresarial é um dos mais importantes elementos para a gestão de negócios. Com uma mensagem eficiente, as equipes ficam mais alinhadas e produtivas, e o número de conflitos internos tende a cair.

Por isso, é importante contar com ferramentas adequadas que possam otimizar o diálogo e torná-lo mais rápido, qualificado e preciso. Além disso, é necessário saber como implementar e manter essas ferramentas de modo eficiente.

Pensando nisso, criamos um post especialmente para você. Continue lendo e conheça 8 ferramentas para facilitar a comunicação interna em sua empresa. Boa leitura!

1. Mural de recados

Essa é uma das mais simples e tradicionais ferramentas, porém ainda é bastante eficaz. O mural de recados é uma espécie de quadro para anexar avisos importantes. Ele deve ser colocado em um local com elevado fluxo de funcionários (próximo ao ponto eletrônico, bebedouro etc.), visível para todos.

Seu objetivo é comunicar sobre eventos importantes, como: reuniões, treinamentos ou avaliações que necessitam da presença dos colaboradores. Em empresas maiores, o mural de recados pode ser dividido por áreas ou equipes. Além disso, deve ser constantemente atualizado.

Não é indicada a utilização somente desse método — você deve incluir outros recursos mais tecnológicos para conectar as equipes e gerar sinergia.

2. Intranet

A intranet é uma rede interna de computadores. Ela funciona como a internet, porém de forma privada e dentro dos limites da instituição. Seu acesso só é permitido aos próprios funcionários da empresa ou pessoas autorizadas.

O propósito dessa ferramenta é interligar os vários departamentos da empresa, ainda que separados fisicamente. Assim, os colaboradores têm acesso às informações internas com mais agilidade, o que contribui para o aumento da produtividade.

Além disso, com a intranet é possível fazer a distribuição virtual de treinamentos, comunicados importantes, relatórios de desempenho, materiais promocionais etc.

3. Caixa de sugestões

A caixa de sugestões é outro instrumento muito utilizado dentro das organizações. Seu objetivo é coletar ideias criativas para solucionar problemas ou otimizar atividades da companhia.

Na comunicação interna, ela possibilita que os profissionais que se sentem desconfortáveis em falar em público expressem suas opiniões.

Mas para que essa ferramenta realmente dê certo, é importante realizar dois procedimentos:

  • definir um foco para as ideias (como a melhoria do atendimento, aprimoramento do produto etc.). Quando não há um foco, o processo criativo é prejudicado;

  • estabelecer as regras para selecionar as melhores ideias e quais serão as recompensas oferecidas. Assim, os funcionários se sentirão estimulados a participar.

Esse é um recurso bastante prático. Quando aplicado do jeito correto, pode produzir grandes resultados em todos os níveis da organização.

4. Vídeo corporativo

O vídeo é um grande aliado da comunicação interna empresarial, pois é ágil e dinâmico. Em empresas maiores, que possuem filiais, é possível até fazer transmissões ao vivo para todo o time, economizando tempo e dinheiro.

O mais interessante é que, hoje, essa ferramenta está disponível para todos. Você pode fazer chamadas pelo Skype ou produzir vídeos mais profissionais, editá-los e compartilhá-los em treinamentos, integrações, dentre outros.

Por meio dos vídeos é possível transmitir informações importantes, mensagens da alta administração e falar sobre lançamentos de produtos e/ou serviços.

Essa é uma forma mais leve e agradável de se comunicar dentro da empresa.

5. Software sob demanda

O software é uma solução mais robusta, capaz de solucionar grande parte dos problemas e integrar diversas funções em um único lugar. Assim, é possível centralizar a comunicação e eliminar a necessidade de usar várias ferramentas.

Esse é o meio de comunicação mais rápido e seguro, pois os dados são criptografados e transmitidos em tempo real. Com o uso do software, é possível gerenciar melhor a equipe, delegar e controlar tarefas e aumentar a produtividade.

Além de tudo, o software pode ser desenvolvido sob demanda, de acordo com a necessidade de cada companhia. Você pode incluir ou eliminar determinadas funcionalidades.

6. Aplicativos mobile

Os aplicativos estão cada vez mais populares, afinal quase todo mundo tem um smartphone hoje em dia. Além disso, essa é uma solução que oferece maior mobilidade — você pode levar o aplicativo para qualquer lugar, na palma da mão.

Atualmente, existe grande variedade dessas ferramentas, algumas gratuitas. Com um aplicativo, é fácil publicar informações, segmentar o público interno e construir equipes.

7. E-mail corporativo

O e-mail ainda é uma ferramenta bastante eficiente para se comunicar com seu público interno. Com ele, você pode mandar mensagens para toda a equipe de uma única vez, dando celeridade à comunicação empresarial.

Nesse caso, é importante você manter a periodicidade e qualidade das informações, além de estimular a participação dos funcionários.

Você pode compartilhar novidades sobre a empresa, enviar planilhas, relatórios e documentos mais pesados. Além disso, você tem uma grande vantagem na hora de arquivar e encontrar informações mais antigas.

Mas é importante não utilizar as contas gratuitas (Hotmail, Gmail, Yahoo etc.). Opte pelo e-mail corporativo, pois assim terá mais credibilidade e segurança na troca de informações.

8. Redes sociais

Usar as redes sociais é uma forma inovadora de otimizar a comunicação interna. Essa ferramenta ganha cada vez mais espaço nas organizações, pois é capaz de integrar um grande número de pessoas e estimular a troca de ideias.

Porém, é importante ter alguns cuidados para que os funcionários não se distraiam com atividades paralelas. Você deve deixar claro o propósito da rede, criar um manual de conduta e estabelecer um moderador, responsável por aprovar os posts.

Essa ferramenta tem sido muito utilizada no trabalho remoto, quando os funcionários precisam trabalhar em casa ou viajando. É importante lembrar que esse modelo de trabalho tem crescido cada vez mais no Brasil.

Essas são as principais ferramentas de comunicação interna. Para escolher a ideal é importante refletir sobre as necessidades e o tamanho do seu empreendimento. Em empresas maiores, deve-se optar por ferramentas mais robustas e profissionais.

Além de tudo, é necessário estimular a participação da liderança na melhoria contínua da comunicação interna. Um diálogo claro deve começar do topo, por isso os líderes devem construir um bom relacionamento com seus liderados.

Agora que você conhece as principais ferramentas de comunicação interna empresarial, aproveite para multiplicar esse conhecimento com seus amigos. Compartilhe nosso conteúdo em suas redes sociais!

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Juliano da Monitora
Produtor de Conteúdo na Monitora