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Conheça as ferramentas de produtividade mais eficientes para aumentar o desempenho dos colaboradores

Deslocamentos intermináveis, gasto desnecessário com equipamentos, treinamentos enlatados, caros, que não contemplam a individualidade e o ritmo de trabalho e aprendizagem dos colaboradores. Reconhece essas situações? Sim, elas são muito comuns nas organizações e todas revelam um mesmo problema: o desconhecimento de ferramentas de produtividade que podem melhorar os resultados e o desempenho dos colaboradores.

Portanto, se você também quer otimizar a sua rotina de trabalho e a da sua equipe utilizando ferramentas eficientes, este post foi feito para ajudá-lo. Nele, nós vamos contar como a tecnologia pode fazer parte não só do seu departamento de TI, mas agilizar as tarefas de todos os funcionários e torná-los mais produtivos.

Quer descobrir como fazer isso? Então continue a leitura e não perca nenhum detalhe!

Longas distâncias, grandes prejuízos

João é um colaborador muito ativo na empresa. Ele realmente conhece bem o negócio e é muito eficiente na hora de se sentar com o cliente, negociar, propor soluções e adequar o projeto às suas necessidades.

Por essas características, ele é geralmente designado para atender os clientes in loco. O grande problema é que esse deslocamento nem sempre é produtivo e às vezes chega a trazer prejuízos a sua vida pessoal.

Um exemplo aconteceu alguns meses atrás. Assim que chegou de sua lua de mel, o diretor o enviou para fazer uma reunião com o cliente em outro estado. O assunto era simples e não levaria mais de uma hora para ser tratado.

No entanto, o deslocamento transformou a situação em um tremendo pesadelo. Ele chegou no dia anterior à reunião, como previsto. Porém, após aquele rápido encontro, seu voo simplesmente foi cancelado e ele precisou retornar só no dia seguinte.

Não é preciso ser muito perspicaz para perceber o quanto ele e sua esposa recém-casada ficaram insatisfeitos com a situação. Três dias longe de casa devido a uma reunião de uma hora!

Além disso, convenhamos que a empresa perdeu dinheiro, pois teve um funcionário longe de suas atividades durante um longo período, arcou com os custos de transporte, alimentação e hospedagem para atender a uma situação pontual e rápida.

Como solucionar o problema com ferramentas de produtividade?

Não se pode negar que em alguns momentos é realmente necessário atender o cliente in loco. A negociação em estágio avançado, implementações e algumas questões específicas exigem esse deslocamento.

No entanto, para grande parte do contato com o cliente é possível utilizar soluções de comunicação remota e opções que permitem o trabalho colaborativo. Além do deslocamento, elas ajudam a manter o foco na tarefa e evitar longas reuniões.

Ferramentas como Skype, GoToMeeting e Hangouts permitem a realização de reuniões remotas. Plataformas como a Tribe Social permitem o compartilhamento de ideias, arquivos, links, videos e fotos pertinentes a um projeto com os membros de um grupo.

Treinamentos enlatados, resultados comprometidos

Maria sempre teve muita facilidade para aprender. Na verdade, a questão nem é a velocidade, mas a forma como ela absorve novos conceitos e consegue colocá-los em prática.

Quando surge uma novidade em sua área ou a necessidade de aplicá-la, Maria consulta livros e blogs especializados, abre um projeto em andamento e começa a utilizar e aplicar o conteúdo para melhorar sua performance. É desta forma — pesquisando e aplicando — que ela obtém excelentes resultados.

Porém, existe uma espécie de abordagem que não consegue alcançar Maria: o método expositivo. Por isso, quando sua empresa resolve realizar um treinamento e coloca um palestrante para falar… esqueça!

Não se trata de sono ou das conversas tão comuns durante palestras. Mesmo que ela se esforce para ficar atenta, a verdade é que sua mente se desliga e, sem aliar teoria e prática, ela consegue absorver o mínimo daquela situação.

Como o e-learning pode ajudá-lo a promover treinamentos sob medida?

Atualmente, as soluções de e-learning têm se mostrado uma opção muito vantajosa para as empresas. Elas podem ser não só mais econômicas, mas principalmente mais efetivas.

No que diz respeito ao aspecto econômico, ela pode ser mais vantajosa que um treinamento presencial por diversos motivos. O primeiro deles é que, especialmente quando falamos de empresas grandes e com várias unidades, ela não exige que várias sessões sejam realizadas com um instrutor ou palestrante, o que já reduz custos.

O segundo aspecto, e o mais importante, diz respeito ao resultado. Diferentemente de um treinamento presencial, a EAD é muito mais adaptável ao estilo de aprendizagem e ritmo individual do colaborador.

Assim, aquele que já entendeu o tópico pode passar à frente e acelerar seu processo de aprendizagem, enquanto outro funcionário pode rever pontos que deixaram dúvidas. Como são elaboradas pensando no aprendizado autônomo, essas soluções costumam apresentar também métodos variados.

A grande vantagem é que a diversidade de abordagens: videoaulas, storytelling, estudos de caso e aplicação de conceitos torna, para a maioria das pessoas, o aprendizado muito mais significativo. Assim, ela gera um impacto muito mais evidente na qualidade do trabalho e na performance da equipe do que uma palestra ou aula expositiva.

Muitos recursos, pouca eficácia

José é um empresário bem sucedido, antenado com os novos tempos e empolgadíssimo com a tecnologia. Para agilizar os processos em seu negócio, uma de suas ações frequentes é adquirir softwares e pacotes que prometem funcionalidades incríveis.

A grande questão é que, mesmo com tantas novidades, ele tem percebido que nem sempre consegue bons resultados com esses recursos. É frequente ele perceber que os módulos não “conversam entre si”.

Por isso, ele acaba copiando os dados do sistema e colando em uma planilha para reunir todas as informações que precisa e lidar com elas da forma necessária. Será que o dinheiro tem sido investido em vão?

Como o básico bem feito pode contribuir para a produtividade?

Ao contrário do que muitos pensam, não só as novidades conseguem contribuir para a produtividade em uma organização. Tão importante quanto a aquisição é a capacidade da equipe para explorar todos os seus recursos de forma inteligente.

Portanto, para realmente garantir o retorno dos investimentos realizados, é fundamental capacitar a equipe para utilizá-los. Os programas dos pacotes Office, como Word e Excel, costumam ter inúmeras funcionalidades subutilizadas pelas empresas.

Por desconhecerem esses recursos, elas acabam comprando novos softwares para executar tarefas que poderiam ser executadas por esses programas. Portanto, a medida mais eficiente é investir primeiro em capacitação, para depois pensar em novas aquisições.

Aquisições x eficácia

Vamos voltar ao José, o entusiasta da tecnologia. Além dos softwares, ele gosta que seus colaboradores sempre tenham os equipamentos que necessitam para realizar um bom trabalho em mãos, o que é ótimo! Afinal, exigir resultados sem prover os recursos necessários chega a ser uma injustiça com os funcionários.

No entanto, ele percebe que equipamentos como scanners ou programas para edição de vídeo nem sempre são tão funcionais. Alguns deles precisam permanecer em um mesmo ambiente, o que obviamente impede o acesso e utilização remota e limita a atuação da equipe.

Em outros casos, a instalação de softwares acontece em uma única máquina da empresa, o que dificulta a utilização compartilhada.

Nesses momentos ele se pergunta: fiz o investimento certo? Será que não existem formas mais eficientes de utilizar esses recursos sem comprar equipamentos ou programas que não só se tornam obsoletos, mas apresentam limitações em sua utilização?

Como obter recursos interessantes sem aumentar custos?

Atualmente, o mercado dispõe de soluções gratuitas ou de custo muito baixo que podem aumentar a produtividade dos colaboradores. Dentre essas ferramentas, podemos destacar alguns aplicativos que podem ser instalados em qualquer dispositivo móvel.

Eles podem ser utilizados para organizar processos, digitalizar documentos, editar fotos e vídeos, entre outras funcionalidades. Vamos conhecer alguns?

  • Trello: utiliza o método para gerenciamento de projetos conhecido como Kanban para organizar as tarefas em quadros. Facilita a visualização, acompanhamento e atualização de status.

  • CamScanner: permite a digitalização de documentos sem a utilização do scanner.

  • BufferApp: sincroniza as contas das redes sociais da empresa, agendando e sincronizando as publicações destinadas a todas elas.

  • Asana: é uma ótima ferramenta para planejar trabalhos em equipe. Ela disponibiliza um gerenciador de tarefas compartilhadas com quadro de afazeres, gerenciamento de metas e ferramentas de visualização de clientes móveis.

Descobriu como as ferramentas de produtividade podem melhorar o desempenho de sua equipe sem aumentar seus custos com a área de TI? Gostou post? Acha que ele pode melhorar a performance de outros times também?

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Juliano da Monitora
Produtor de Conteúdo na Monitora