A implementação de um software no dia a dia de uma empresa é praticamente a etapa final do desenvolvimento de um projeto. É através dela que os desenvolvedores e o cliente descobrem o sucesso do sistema ou se o mesmo ainda precisa de ajustes.
Isso acontece porque, até então, nas etapas de desenvolvimento, os testes eram realizados sob condições ideais. Já nos processos do cotidiano podem ocorrer situações um pouco diferentes.
Também é necessário configurar o software para que ele se adeque às necessidades da empresa. O sistema passa por novos testes, desta vez no ambiente em que deverá ser utilizado e sob condições rotineiras. Assim, o time de desenvolvimento o deixa totalmente pronto para ser operado.
Ainda, a implementação de software inclui treinamentos para deixar o cliente e os usuários do novo sistema familiarizados com o programa e seu funcionamento.
Um novo sistema para automatizar processos pode trazer agilidade e eficiência nas atividades da empresa. Hoje em dia, essas são características fundamentais para se destacar da concorrência e ter competitividade.
Mas, para que isso seja possível, existem cuidados a serem tomados para que essa transição ocorra de maneira tranquila. Acompanhe algumas dicas da Monitora!
5 dicas para uma implementação de software assertiva
A atividade de implementação de software tem como objetivo garantir uma entrega de qualidade ao cliente. Porém, esta etapa do desenvolvimento também é importante para ajudar o cliente a ter resultados. Para realizar uma entrega que assegure produtividade, é necessário seguir algumas dicas. Confira:
Construa um planejamento
O planejamento do desenvolvimento de um software é essencial para garantir o sucesso da entrega. Ele é importante não apenas durante a execução do projeto em si, mas também para definir os principais pontos da implementação do software.
O planejamento determina as prioridades de implantação e as integrações com outros sistemas que a empresa utilize. Isso é fundamental para entregar qualidade e para a adaptação dos usuários.
Essa organização contribui para compreender o nível de digitalização da empresa, a necessidade de customizações e a definição de como as ações serão executadas.
Ainda, planejar a etapa de implementação do software é fundamental para estabelecer um cronograma e sinalizar ao cliente quanto tempo levará este trabalho. Fazer este alinhamento permite que as expectativas do cliente e dos usuários não fiquem além das possibilidades reais. Além disso, indica transparência.
Descreva a implementação em uma EAP
O planejamento está atrelado à elaboração de uma Estrutura Analítica do Projeto (EAP) Esta é uma ferramenta de gestão voltada para o detalhamento das ações ligadas ao projeto.
Assim, cada atividade tem os pormenores de como deverá ser realizada. Os objetivos da EAP são:
- Mapear as ações;
- Organizar as atividades;
- Estimar os prazos de entrega;
- Levantar o custo da operação;
- Organizar testes finais;
- Tomar decisões ao longo do processo;
- Fornecer informações ao cliente e a equipe.
É também com base na EAP que o cronograma das ações será formulado.
Siga o cronograma
Estabelecer um cronograma de implementação de software é importante para compreender o escopo do trabalho, bem como estipular prazos. Ele pode ser compartilhado com o cliente para deixá-lo ciente do tempo que as ações irão levar e, assim, alinhar as expectativas.
Fixar datas e determinar quantidades de ações a serem executadas oferece uma ideia da dimensão e complexidade da implementação de software. Tais atividades são importantes para:
- Validar as entregas;
- Verificar a evolução;
- Perceber eventuais problemas;
- Coordenar o início da operação;
- Engajar os times para a entrega final;
- Criar um vínculo de confiança com o cliente.
Promova capacitações
Capacitar os colaboradores e gestores a operarem o novo sistema é uma das etapas da implementação de software. Afinal, todos precisam estar familiarizados com a interface e as funcionalidades para alcançar a produtividade desejada.
Muitas vezes, o treinamento fica restrito a um time que depois é encarregado de repassar as informações aos outros departamentos. É preciso evitar esta situação pois frequentemente esta ideia não é bem-sucedida por falta de disponibilidade.
Além disso, é preciso entender a usabilidade e se o programa satisfaz as necessidades dos usuários de fato. Assim, é possível extrair a máxima eficiência das pessoas e também do sistema.
Priorize a implementação em módulos
Implementar um software de maneira progressiva é importante para que os colaboradores não sintam tanto impacto na sua rotina. Isso porque, a maior parte dos processos pode ter grandes mudanças.
Isto é positivo, tanto para o usuário que precisa se adaptar ao novo cenário, quanto para a equipe de desenvolvimento, que tem tempo para fazer os ajustes necessários.
Muitas vezes os módulos de um software interagem entre si, o que permite a implementação de software gradual.
O auxílio de um ERP (Enterprise Resource Planning) nesta transição pode ser positivo neste aspecto. Este tipo de software integrado possui opção de automatizar diversas operações, eliminando assim tarefas analógicas, muitas vezes repetitivas.
A boa gestão de projetos começa com o uso de soluções inteligentes que automatizam as atividades cotidianas e permitem uma maior produtividade.
Os softwares integrados podem trazer benefícios não apenas para o setor de TI da sua empresa, mas também contribuir para elaboração de campanhas de marketing, organização de eventos e otimização de infraestruturas de vários departamentos.
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