Você sabe qual é a importância de uma boa gestão de projetos em empresas de tecnologia? A prática consiste em reduzir os riscos com os quais as empresas de TI geralmente operam. Afinal, esses negócios, assim como qualquer outro, precisam de ferramentas eficientes para o engajamento do cliente, aumento da produtividade e administração dos processos de inovação.
Além disso, com a competitividade cada vez maior no mercado de trabalho, as corporações precisam mostrar ainda mais desempenho e equilíbrio entre o processo de planejamento e execução.
Quer saber mais sobre o assunto? Continue a leitura e aprenda algumas dicas para fazer uma gestão de projetos mais eficiente!
Confira o passo a passo para aplicar uma boa gestão de projetos:
Adotar uma metodologia adequada
Quando uma empresa consegue adotar uma metodologia adequada, é possível definir as orientações para os projetos e fazer com que a gestão seja cada vez mais científica e menos empírica. Isso ajuda a ter mais controle sobre os recursos investidos e a aumentar a eficiência dos processos, da equipe envolvida e dos prazos estabelecidos.
Se a metodologia adotada for testada e tiver sua eficiência comprovada, também é possível replicá-la em projetos futuros. Ou seja, podemos dizer que a metodologia é a reunião de um conjunto de regras que servem para conduzir um projeto da melhor maneira possível. É o que faz a Microsoft, por exemplo, ao utilizar o método MSF (Microsoft Solutions Framework) para o desenvolvimento dos seus projetos.
Porém, escolher a melhor metodologia não é um processo tão simples. Afinal, as empresas de TI têm processos bastante voláteis cujas demandas podem ser alteradas com frequência. Logo, pode haver brechas de segurança, problemas de compatibilidade de hardware, falhas no software, e assim por diante.
Por essas razões, a metodologia escolhida deve se encaixar no cenário do projeto de TI. Para isso devem ser considerados o prazo, custos, qualidade, exigências de mercado, cultural organizacional e mão de obra disponíveis.
Formar equipes específicas para cada projeto
O ideal é que a equipe envolvida no trabalho opere organizada por projetos e forme um time para cada um deles. Por isso, é muito importante que o gerente conheça bem todos os envolvidos para identificar seus interesses e habilidades, a fim de delegar as tarefas. Desse modo, os funcionários são separados de acordo com o seu perfil e recursos disponíveis.
É muito comum, em modelos funcionais, que os projetos sejam comandados por um só gerente — geralmente o mais experiente da empresa. Após a finalização de um projeto os envolvidos são alocados para outros trabalhos ou passam a executar funções rotineiras.
A gestão de projetos considera essa visão um desperdício. Afinal, nesse caso não são consideradas as necessidades e características específicas de um projeto durante a escolha de profissionais, conforme sugerido.
Por exemplo: para aqueles projetos de maior risco, os profissionais mais experientes e as capacidades da equipe devem ser selecionados a dedo. Isso permite um melhor remanejamento do time no caso de haver necessidade de atender projetos com urgência.
Fazer um planejamento eficiente e realista
Ter planejamentos definidos e abrangentes é essencial, principalmente quando há projetos de escopos mais limitados — com poucas chances de sofrer modificação isso se torna ainda mais importante. É preciso pensar todo o design até a campanha de marketing para que o público conheça o produto desenvolvido.
Por isso, as metas de todas as etapas que serão executadas devem ser alinhadas com os líderes das equipes. É importante definir prazos e medidas para que o time possa trabalhar com segurança, agilidade e todos os recursos que estiverem à disposição, de modo que os colaboradores envolvidos consigam participar ativamente do projeto e apresentar um resultado final alinhado com a proposta inicial.
Sem ter todo o planejamento definido, há grandes chances de os profissionais não conseguirem manter os pés no chão. Além disso, as estimativas realizadas podem não ser realistas. A limitação diminui a probabilidade de fracasso por ajudar a acompanhar os resultados de cada etapa das tarefas, sem contar que mantém os colaboradores cientes do direcionamento do foco para que consigam cumprir as ações.
Documentar as lições aprendidas
Cada etapa do projeto em desenvolvimento apresenta uma lição específica. Por isso, é importante que essas informações sejam documentadas e consultadas futuramente, em caso de necessidade. Esse registro permite identificar estratégias bem-sucedidas e aprender com os erros.
Quando não há documentação, cada uma das partes envolvidas no projeto pode avaliar de modo diferente as lições aprendidas e os objetivos atingidos. Ou seja, a percepção acaba se tornando muito subjetiva. É preciso um gerenciamento de qualidade, e a melhor maneira de fazer isso para alinhar diferentes análises é por meio da documentação.
Ter a comunicação como base
Claro que tudo seria em vão e capaz de provocar o insucesso e desgaste de qualquer equipe se não houver a comunicação como palavra-chave. Por isso, é importante investir em práticas e ferramentas que garantam que todos os envolvidos tenham consciência do seu papel e importância no projeto, além do andamento global deste.
Estabelecer o meio de comunicação mais adequado para cada colaborador também é fundamental. Por exemplo: um bom software de gestão pode assegurar a comunicação com alguns membros envolvidos no projeto. Enquanto isso, é possível que o contato com mestres de obras possa ser contemplado pelo telefone. Também é importante planejar a interação considerando lugares com poucos ruídos e as demandas existentes.
Conclusão sobre uma boa gestão de projetos
Essas lições de gestão de projetos em empresas de tecnologia podem parecer complexas à primeira vista. Porém, com o tempo os responsáveis vão se acostumando com elas. O mais importante é focar nos benefícios desse gerenciamento, que se torna um verdadeiro aliado para muitas empresas de TI.
Essas empresas podem usufruir de soluções inteligentes para facilitar a sua implementação e, ao mesmo tempo, lidar com os desafios de um projeto, como campanha de marketing digital, organização de um evento, otimização de infraestruturas de TI, prazos e recursos estabelecidos etc.
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