A cada dia que passa, a presença da tecnologia no ambiente corporativo se torna mais importante para empreendimentos atingirem os resultados almejados por gestores e líderes empresariais. Ferramentas de TI tornaram os processos internos mais eficazes, reduziram custos operacionais e automatizaram tarefas como o teste de softwares.
As possibilidades de melhoria também atingem a comunicação interna entre equipes e diferentes setores. Com o auxílio de ferramentas digitais, a empresa pode manter os seus times integrados independentemente do local em que os seus profissionais se encontram.
Quer saber como isso é possível? Então leia este post e confira a importância das soluções de comunicação interna!
A importância da comunicação interna para o ambiente corporativo
Em um cenário de alta competitividade, possuir soluções que garantam ao negócio uma capacidade de se manter integrado, com agilidade e inovação, é crucial. Para isso, organizações precisam integrar aos seus processos internos soluções de comunicação que dão aos profissionais mais capacidade de trocar informações quando for relevante, reduzindo o tempo necessário para auxiliar consumidores e parceiros comerciais.
Nesse sentido, a tecnologia possui um papel de destaque. Com o auxílio de soluções modernas, negócios conseguem aumentar a sua mobilidade, atuar de forma integrada e com alta produtividade.
Como apontam estudos sobre o tema, investindo em TI a empresa se mantém eficaz, com uma rotina de alta performance. Todos os times poderão compartilhar dados relevantes a qualquer momento, eliminando uma série de falhas operacionais. Além disso, o direcionamento de atividades e a divulgação de normas é feita com maior agilidade e precisão.
A evolução das ferramentas de comunicação interna ao longo dos anos
Ao longo dos anos, a tecnologia revolucionou a forma como pessoas se conectam no ambiente corporativo e trocam informações relevantes. Por meio das soluções de TI, saímos de um cenário em que pessoas conferiam avisos em um mural para um em que as novidades são divulgadas automaticamente para todos os colaboradores.
O primeiro passo dessa revolução foram as intranets. Elas funcionam como pequenas “redes sociais privadas”, em que líderes e chefes de departamento podem divulgar resultados, avisos e novas políticas para os profissionais. Esse tipo de solução, que ainda é utilizada, só estava disponível para a rede interna do negócio.
Diante dos desafios de um mundo conectado e com alta mobilidade, as intranets evoluíram para plataformas de comunicação e produtividade integradas. Esse é o caso da Fluig, criada pela Totvs e do Workplace, do Facebook.
Esse tipo de sistema possui mais funções do que uma intranet e pode ser utilizado para mais objetivos além da simples divulgação de comunicados. Em resumo, tais soluções possuem um leque de funções para que os gestores consigam administrar toda a sua equipe, acompanhando a evolução de projetos, distribuindo tarefas, avaliando os resultados das políticas operacionais e mantendo um fluxo de comunicação contínuo entre times.
Grupos podem ser criados para que times consigam se comunicar em tempo real, mesmo que alguns profissionais não estejam dentro do local de trabalho. Em uma rede social interna, todos os profissionais conseguirão solucionar dúvidas, divulgar informações relevantes para um projeto ou definir estratégias inovadoras para solucionar problemas. Dessa forma, o negócio consegue se manter competitivo por meio de serviços mais eficazes e econômicos.
É possível otimizar a comunicação interna sem pagar muito?
Em um cenário de crise econômica, o uso de ferramentas de comunicação complexas pode ser dificultado diante de problemas causados pela ausência de recursos financeiros em grande quantidade. Nesse caso, o negócio pode contar com uma série de serviços que, integrados, garantem que o empreendimento terá um ambiente interno com alto nível de colaboração por um investimento baixo.
Para a gestão de projetos, por exemplo, o negócio pode adotar o Trello. A ferramenta possui planos gratuitos e permite a gestão de times. Baseada no paradigma Kanban, o serviço web já possui mais de 10 milhões de usuários, que utilizam a plataforma para gerenciar as suas atividades com agilidade e precisão.
Já o Slack foi feito direcionado para startups e é focado em quem busca métodos simples e funcionais para se manter conectado com os seus colegas de trabalho. O serviço de mensagens instantâneas pode ser integrado a várias plataformas (como GitHub e Evernote) para o compartilhamento ágil de conteúdos e está disponível via web, em aplicativos desktop e mobile.
Para quem busca uma ferramenta completa, o Google possui a solução ideal. A G Suite é um conjunto de ferramentas inteligentes e baseadas na nuvem, feitas para negócios que buscam novas formas de manter um fluxo de trabalho com alta colaboração. Assim, todos podem inovar e atingir metas em conjunto, em qualquer lugar e em tempo real.
A criação de planilhas e apresentações, por exemplo, é feita com aplicativos que permitem o envio de comentários e revisões enquanto o documento é feito. E no Google Drive, basta um clique para que pessoas possam compartilhar arquivos relevantes com o seu time ou apenas um contato. Tudo com alta segurança e mobilidade.
Reuniões podem ser criadas e feitas com simplicidade. Da marcação de um compromisso à troca de ideias, tudo é feito em um ambiente integrado, com todos os envolvidos recebendo notificações sobre o que está acontecendo.
No Calendário você poderá criar e convidar pessoas para eventos rapidamente. Já no Hangouts, o time poderá realizar videochamadas em HD, seja em um telefone, tablet, notebook ou desktop. Tudo com alguns cliques.
Para o gestor de TI, a adoção da G Suite não representará um grande aumento na carga de trabalho. A administração dos usuários (e a gestão dos seus privilégios) é feita em um ambiente centralizado e abrangente.
Mantendo sistemas de comunicação livres de brechas de segurança
Conforme o uso de sistemas de comunicação é incentivado no ambiente corporativo, a empresa deverá desenvolver regras para que os profissionais possam manter tais soluções integradas a sua rotina, sem que isso implique problemas de segurança digital e privacidade. Em geral, são medidas simples, mas que podem evitar o roubo de dados e a invasão de contas com grande eficiência.
O primeiro passo está nos procedimentos de autenticação. Além de senhas com variação entre letras maiúsculas e minúsculas, números e símbolos, a autenticação de dois passos sempre deve ser adotada. Ela cria uma camada adicional de proteção, impedindo que contas sejam acessadas mesmo que a senha seja descoberta por terceiros.
Mantenha regras de controle e acesso a recursos, especialmente em serviços como o Google Drive. Assim, caso uma conta seja comprometida, as chances de informações sigilosas serem roubadas diminui drasticamente.
Todos os colaboradores devem ser incentivados a manter uma rotina preventiva. Informações sobre processos internos e arquivos com dados sensíveis, por exemplo, sempre devem ser compartilhados por canais seguros. O ideal é que, se algo ocorrer, a pessoa que invadir a conta tenha acesso ao mínimo de registros sensíveis.
As soluções de comunicação interna evoluíram e já atendem a diferentes perfis de negócios. Elas convergiram para um ambiente em que estão acessíveis em diferentes plataformas, dando o máximo de flexibilidade para o negócio definir estratégias de trabalho inovadoras e de acordo com as demandas do mercado. Você pretende utilizar uma delas no seu negócio? Compartilhe o post no seu Facebook com a sua resposta!
Day aftr day, the presence of technology in a corporative environment becomes more important in order for enterprises to achieve the aimed results by managers and leaders. IT tools made internal processes more efficient, decreased operational costs and automatized duties such as software tests.
The possibilities for improvement also reach the internal communication among teams and different sectors. With the help of digital tools, the company can keep its teams integrated, regardless the place the professionals are at the moment.
Do you want to know how this is possible? Read the following article and check the importance of internal communication solutions!
The importance of internal communication for corporative environment
In a high competitive scenery, it is crucial to have solutions that would grant business an ability to keep itself integrated, having agility and innovation. For that reason, organizations need to integrate communicative solutions to their internal processes, which would make professionals better able to exchange information when relevant, therefore reducing the time spent to assist consumers and commercial partners.
In that way, technology has a privileged role. With the help of modern solutions, businesses can increase their mobility and act in an integrated and high productive manner.
As research about the theme shows, by investing in IT the company keeps itself effective, having a high-performance routine. All the teams will be able to share relevant data at any time, eliminating a lot of operational failures. Besides, the targeting of activities and spreading of rules are made with more agility and precision.
The evolution of internal communication tools along the years
Throughout the years, technology has revolutionized the way people connect and exchange relevant information in a corporative way. Due to IT solutions, we abandoned a scenery where people checked the updates on a mural, to one where the updates are automatically spread to all the collaborators.
The first step of this revolution was the intranets. They work as little “private social webs” where leaders and chief of departments can spread results, notifications and new policies for professionals. This type of solution, that is still being used, had only been available for the internal business web.
Facing challenges of a world that are connected to high mobility, the intranets evolved to platforms of integrated communication and productivity. That is the case of Fluig, created by Totvs and Workplace, from Facebook.
That type of system has more functions than an intranet and can be used for objectives other than the simple spreading of announcements. Summarizing, such solutions have a great variety of functions for managers to be able to administrate their whole team, keeping themselves updated with the evolution of projects, distributing duties, evaluating the results of operational policies and keeping an ongoing flow of communication among teams.
Groups can be created so that teams are able to communicate in real time, even if some professionals are not in the workplace. In an internal social web, all the professionals will be able to quench doubts, spread relevant information for a project or define innovative strategies to resolve a problem. Therefore, the business can carry on being competitive through more efficient and economic services.
Is it possible the internal communication having low expenses?
In a scenery of economic crisis, the use of complex communication tools might be hampered by problems caused when big quantities of financial resources are not available. In this case, the business can count on a series of services that, integrated, grant the enterprise an internal environment with a high level of collaboration having low investment.
For the management of projects, for example, the business can adopt Trello. The tool has free plans and allows teams management. Based on the Kanban paradigm, the web service already has more than 10 million users, who use the platform to manage their activities with agility and precision.
As for Slack, it was made for startups and is focused on the ones that look for simple and functional methods to be connected with their co-workers. The service of instant messaging can be integrated to various platforms (such as GitHub and Evernote) for the quick sharing of contents, and it is available through the web in desktop and mobile apps.
For the ones who search for a complete tool, Google doesn’t have the ideal solution. The G Suite is a set of intelligent tools that are based on the cloud, made for business that looks for new ways to keep the workflow in high collaboration. Therefore, everyone can innovate and reach goals together, anywhere and at real time.
The creation of spreadsheets and presentations, for instance, is done through apps that allow the sending of comments and reviews while the document is being done. With Google Drive, only one click is needed so that people can share relevant files with their team or even a regular contact. All of these can be done having a high level of security and mobility.
Meetings can be created and carried out with simplicity. From arranging an appointment to the exchanging of ideas, everything is done in an integrated environment in which all the involved participants keep receiving updates about what is happening.
At the Calendar, you will be able to create events and invite people rapidly. As for the Hangouts, the team will be able to use HD video calls, on a telephone, tablet, laptop or desktop. Everything will be done with a few clicks.
For the IT manager, adopting the G Suite won’t represent a big increase in the workload. The administration of users (and the management of their privileges) is done in a comprehensive and centralized environment.
Keeping communication systems free from security breaches
As the use of communication systems is encouraged in a corporative environment, rules should be developed by the company so that professionals are able to keep such solutions integrated with their routines, without having privacy and digital security implications. In general, they are simple measures, but they can effectively avoid data theft and account invasions.
The first step lays on the authentication procedures. Besides having passwords that vary among lowercase and uppercase letters, numbers, and symbols, the authentication of two steps must always be adopted. It creates an additional layer of protection, preventing accounts from being accessed even if third parties have discovered the password.
Keep rules for access and control of resources, especially with services like Google Drive. In this way,
