Otimizar os processos internos é uma atividade essencial para uma empresa ter condições de crescer e ser mais competitiva. Um dos motivos é que envolve uma série de ações para o bom funcionamento, como o controle de estoque, a gestão de equipes, a logística e o gerenciamento dos recursos financeiros.
À medida que uma organização consegue reduzir o tempo de entrega de um serviço e os gastos para desenvolver um produto, mais possibilidades apresenta de enfrentar a concorrência em condições de igualdade.
Neste post, abordaremos 7 dicas valiosas para o seu negócio ter foco na melhoria contínua e estar mais presente no dia a dia dos consumidores. Confira:
1. Identifique os pontos relevantes
A primeira ação para otimizar os processos internos é verificar o que se pretende fazer em cada iniciativa mapeada. Dessa maneira, a corporação pode avaliar como estão sendo feitas as atividades e estabelecer uma série de questões voltadas para aperfeiçoá-las, como:
- avaliar o objetivo e os resultados conquistados;
- determinar onde o processo começa e acaba;
- identificar as ações feitas do começo ao término do processo;
- conhecer as entradas e saídas do processo;
- estabelecer as unidades e os colaboradores envolvidos;
- analisar os recursos adotados para executar os processos (pessoas, equipamentos, softwares etc.).
Com essas informações devidamente catalogadas, uma companhia pode avaliar as mudanças que podem ser feitas para os processos alcançarem um melhor desempenho e contribuírem para aumentar os lucros.
2. Esqueça as metodologias arcaicas
A alteração de hábitos não é tão simples quanto parece nas empresas, embora a tecnologia tenha ajudado os funcionários a estarem menos resistentes às modificações na forma de trabalhar. É bastante comum os colaboradores adotarem expressões que denotam uma acomodação na rotina profissional, como:
- desde que cheguei aqui, já era assim;
- em time que está ganhando não se mexe;
- eu sei que é assim, mas não sei por quê.
Essa apatia diante das circunstâncias no ambiente de trabalho é ruim para localizar eventuais falhas e ter um foco para inovar e otimizar os processos internos. Por isso, a cultura da mudança deve ser implantada, para que os empregados tenham um maior envolvimento com os novos procedimentos a serem efetivados.
Quando uma organização entende que é necessário abandonar antigos métodos para ser mais eficiente, fica muito mais fácil engajar a equipe e mostrar que o caminho seguido é a melhor opção no momento.
3. Faça o mapeamento das atividades periodicamente
Não há como identificar gargalos, caso uma empresa não compreenda todas as etapas de um processo. O ideal é desenhar o fluxo das atividades realizadas para verificar como está o andamento dos serviços. Essa postura contribui para confirmar se pode haver melhorias no prazo da entrega dos produtos, por exemplo.
Também pode ajudar a decidir sobre a eliminação de uma fase do processo, fazendo com que a conclusão seja ainda mais rápida. Com o mapeamento das ações sendo efetivado periodicamente, uma companhia pode comparar as práticas adotadas com o que os concorrentes estão executando.
A coleta dessas informações é crucial para avaliar o que pode ser feito para otimizar os processos internos e criar um diferencial competitivo. A melhoria contínua deve estar entre os principais objetivos de um negócio. Do contrário, a concorrência estará mais habilitada para conquistar os clientes.
4. Invista em tecnologia
Aperfeiçoar a gestão é uma tarefa que deve ser feita com um bom investimento em soluções de tecnologia da informação e comunicação. Afinal é preciso automatizar atividades para cortar custos e resolver as demandas dos consumidores o mais rápido possível.
Também é válido apostar na TI por causa da necessidade de os gestores e colaboradores terem condições mais favoráveis para a tomada de decisão. Ao apostar em um sistema de gestão empresarial que integra todos os departamentos, os diretores têm uma visão holística do negócio.
Isso cria uma conjuntura mais favorável para otimizar os processos internos, porque haverá dados mais precisos sobre a performance de cada atividade executada. Assim podem ser estabelecidos os pontos a serem aperfeiçoados com mais exatidão, o que favorece corrigir as ações.
5. Acompanhe os resultados
O avanço tecnológico também constata o rendimento dos departamentos de uma empresa em tempo real. Hoje é viável acompanhar o nível do estoque e o tempo médio gasto para uma mercadoria chegar à casa do consumidor.
Uma companhia deve contar com indicadores de desempenho para ter um foco mais direcionado na melhoria contínua. Se houver mecanismos para avaliar como está o alcance das metas de forma precisa e rápida, fica mais fácil identificar o que pode ser modificado para a performance estar dentro dos padrões estabelecidos.
Não basta apenas monitorar, é preciso ter um comportamento proativo para promover as mudanças necessárias na otimização dos processos internos com agilidade e precisão.
6. Procure motivar a equipe
Se os resultados não estão dentro do esperado com base no monitoramento, uma boa alternativa para reverter o quadro é envolver os colaboradores. Além de reuniões sobre o panorama atual, é recomendado adotar um programa de treinamento para atenuar as fraquezas e explorar melhor os pontos positivos de cada funcionário.
Mostrar confiança na equipe é essencial para um gestor construir um bom ambiente de trabalho, implantar uma cultura voltada ao compartilhamento de ideias e a criação de parcerias entre os membros do time e os departamentos.
A participação nos resultados e a elaboração de um plano de cargos e salários, que reconheça o esforço dos empregados, são opções interessantes para motivar a equipe e atingir um desempenho notável.
7. Melhore a comunicação interna
Os funcionários devem acompanhar as principais atividades da empresa. Do contrário, não estarão devidamente envolvidos com as metas da organização. Uma gestão transparente permite que os colaboradores estejam mais engajados e focados em seguir a estratégia da companhia.
Dispor as informações da instituição em uma intranet, realizar reuniões periódicas e promover eventos internos são formas de os diretores e gerentes se aproximarem da equipe. Se a comunicação não for bem trabalhada, as dificuldades para atingir bons resultados serão cada vez maiores.
Para haver uma comunicação mais efetiva, é recomendado apostar em soluções de TI que mostrem como está a performance da organização. No mercado nacional, há diversos fornecedores bem qualificados, como a Monitora. Contar com parceiros de alto nível é um diferencial para superar as metas e otimizar os processos internos.
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