O sucesso de uma empresa depende diretamente da gestão financeira. Inúmeras pesquisas reforçam essa afirmação, ao mostrar que a taxa de falência, mortalidade e cortes estão ligados às finanças. O fato é que esse controle ainda é um desafio, principalmente quando é feito manualmente. Por essa razão, é importante e tem sido tão disseminada a utilização de um sistema integrado.
Mas quais são as vantagens de utilizar a tecnologia? Como ela otimizará o dia a dia da organização? Uma coisa podemos antecipar: você poderá se preocupar mais com o core business da sua empresa e conseguirá manter o negócio de maneira mais sustentável economicamente. Confira os outros benefícios a seguir!
Integrar todos os setores da empresa
O próprio nome do sistema já traduz uma vantagem: a integração. Vários são os setores e por meio do software é possível organizar todo o fluxo de informações advindos deles. Isso faz com que um dado lançado no ERP (Enterprise Resource Planning), como também é conhecido o sistema, esteja disponível para o acesso em diferentes áreas.
A vantagem é a diminuição de erros e uma possibilidade de controle maior. O RH, por exemplo, precisa fazer o lançamento da folha de pagamento dos funcionários. Enquanto isso, os colaboradores que fazem as vendas realizam o lançamento delas. Por sua vez, o estoque controla a produção, saídas e entradas de mercadorias. Ao utilizar planilhas comuns separadamente, as chances de falhar aumentam, como a digitação de algum número incorreto.
Quando o departamento financeiro for realizar análise de gastos e o lucro, algo não dará certo, trazendo prejuízos para a empresa. Por isso, o sistema integrado é de suma importância para intermediar essa comunicação e fazer com que todos trabalhem conjuntamente.
Reduzir custos
Não importa o quão saudável esteja um negócio, a empresa sempre tentará reduzir custos. Essa prática é perfeitamente normal e muito boa, visto que os desperdícios, infelizmente, ainda fazem parte do dia a dia organizacional. O problema é: como realizar essa tarefa, sem trazer prejuízos para o crescimento da empresa? Simples, o sistema integrado.
Como o programa unifica a inserção dos dados operacionais, isso faz com que os relatórios e demonstrações financeiras sejam mais confiáveis. Por meio dele é possível obter informações estratégicas sobre despesas de cada setor, fluxo de caixa, estoque, alocação de recursos, entre outros.
Com isso, o departamento financeiro, por exemplo, poderá saber exatamente a quantidade fabricada de determinado produto e a matéria-prima gasta. Esse produto está provendo lucros ou está apenas gerando gastos? Esse é o ponto. Se ele não for sustentável, a organização poderá descontinuar a produção e focar naquilo que de fato tem dado luro satisfatório.
Tomar decisões embasada em dados
O sonho de toda empresa é se destacar no mercado, a questão é: como fazer isso? Por meio da vantagem competitiva. O sistema integrado auxilia na tomada de decisões mais certeiras que ajudarão a empresa a oferecer melhores produtos ou serviços para o seu consumidor.
Pegando um gancho no último tópico, no qual falamos sobre a detecção daqueles produtos que geram de fato lucro para a empresa, aqui podemos destacar também os custos e despesas que podem sofrer redução. Além disso, o programa permite reconhecer com mais clareza aquele setor que demanda mais investimentos e trará resultados positivos para a empresa.
Por meio do ERP, tudo isso se torna mais simples. Isso porque ele oferece gráficos, permitindo a configuração de indicadores de desempenho e a obtenção de dados automaticamente. Com isso, na hora em que os gestores forem tomar alguma decisão terão embasamento de qualidade para distinguir entre o que é bom e ruim para a organização.
Manter a empresa em dia com o Fisco
A gestão financeira não diz respeito apenas ao planejamento financeiro, estabelecimento de preço de venda e análise de resultados. Uma das tarefas mais importantes dela é realizar o controle do pagamento dos impostos, fornecedores e emissão de notas fiscais. Afinal, não fazer isso pode significar multas e, até mesmo, o fechamento das portas da organização.
O sistema integrado ajuda os profissionais da área a realizarem pagamentos sem atrasos, controlando o fluxo de caixa para que não falte recursos lá na frente e a empresa tenha que arcar com juros e multas. Isso porque o programa embasa a criação de uma agenda financeira, que alerta sobre o que deve ser pago e quando.
Além disso, os dados armazenados oferecem segurança para que o pagamento de impostos seja feito no momento correto e com o valor ajustado, calculando automaticamente o que deve ser repassado ao governo e ajudando empresas com diferentes regimes tributários. Outra vantagem é a emissão de notas fiscais para clientes e fornecedores, que também interferem nos impostos.
Organizar documentos financeiros
A organização de documentos financeiros também é um dos benefícios conquistados com inserção do sistema integrado na empresa. Muitas vezes as falhas nos processos, retrabalhos e a baixa produtividade estão ligadas à demora em encontrar algum demonstrativo e às falhas numéricas contidas neles.
O sistema ajuda a ter mais clareza sobre a vigência de contratos, os pedidos de clientes e fornecedores, as datas de vencimento de contas, entre outros, em apenas alguns minutos e em um único lugar. Imagine ter que realizar esse trabalho de forma manual, cruzando dados de diferentes planilhas? Algo impensável nos dias de hoje com as empresas e consumidores exigindo cada vez mais agilidade dos profissionais, certo?
Essa organização certamente contribuirá para que os colaboradores possam atuar de forma mais produtiva e realizar análises mais completas. A empresa por sua vez ganha em economia, visto que não precisará manter um arquivo morto com documentos, isso significa maior capital para investimento no sistema integrado. Aliás, vale ressaltar que o software tem a opção de arquivamento em nuvem, mesmo que o computador trave, os dados ficarão armazenados.
A adoção de um sistema integrado para a gestão financeira é sim um bom investimento para as empresas. Afinal, como dissemos no início do artigo é esse departamento o grande responsável pela continuidade das operações de uma organização, visto que é ele quem distribui todos os recursos para que os outros setores atuem no crescimento empresarial.
Agora que você já sabe melhor sobre o assunto, que tal compartilhar este artigo nas suas redes sociais? Assim, você colabora com a instrução de profissionais da sua própria empresa e também de outras, demonstrando a importância do sistema integrado para a gestão financeira!
