Muitas empresas, hoje em dia, já reconhecem o tempo como o seu recurso mais precioso. Ele é finito, não pode ser recuperado e, para todos os efeitos, está constantemente se perdendo. Por isso, fazer uma boa gestão do tempo é fundamental para maximizar seu rendimento.
Quando falamos em otimização, estamos nos referindo ao quanto é possível aumentar a produtividade dentro do mesmo intervalo de tempo, comprometendo o mesmo número de recursos. Essa é uma tarefa mais árdua do que aparenta, pois, no dia a dia de trabalho, acaba sendo um pouco difícil enxergar a situação como um todo e tomar uma atitude estratégica.
Para facilitar essa tarefa, trouxemos aqui 8 dicas para melhorar sua gestão de tempo e otimizar sua produtividade. Confira:
1. Liste suas tarefas diárias
Uma boa gestão sempre começa com informação e planejamento. No caso da sua rotina pessoal, é importante saber o que deve ser feito ao longo do dia e quais são os prazos de cada tarefa. Isso dará a base necessária para que você estruture uma rotina mais eficiente, aumentando seu tempo produtivo ao longo do dia.
Uma das melhores práticas usadas nas empresas é montar uma agenda. Insira os seus horários de chega e saída, depois preencha o espaço entre os dois. Insira suas rotinas de checagem, tarefas cumpridas diariamente, horário de almoço, etc. Logo você encontrará pequenas brechas no seu horário que podem ser preenchidas sem dificuldade.
2. Priorize determinadas metas
Uma boa gestão de tempo não é focada em cumprir todas as tarefas, mas em saber quais delas podem ser cortadas ou adiadas quando necessário. Ter flexibilidade e agilidade para lidar com incidentes é tão útil quanto ter disciplina para manter um planejamento de longo prazo. E imprevistos sempre acontecem, independente do seu empenho para prever tudo.
Releia a lista de tarefas que você já escreveu. Coloque marcadores em cada uma delas de acordo com o nível de prioridade, das mais urgentes para as menos urgentes. Veja quais estão com prazo mais apertado ou atrasado e tente concluí-las primeiro. Considere também a relação custo/benefício de concluí-la agora ou não.
3. Evite fazer muitas coisas ao mesmo tempo
Um erro muito comum de gestão do tempo é acreditar que realizar múltiplas tarefas simultaneamente aumentará sua produtividade. Pelo contrário: quanto mais tarefas você tenta entregar ao mesmo tempo, menor será a qualidade de cada uma delas. Isso acontece devido à falta de foco e ao tempo de transição entre uma tarefa e outra.
Se você elencou suas metas de acordo com a prioridade corretamente, pode se dedicar a cada uma delas por sua vez. Dessa forma, você atenderá às demandas mais urgentes e conseguirá o maior rendimento possível pelo seu tempo. Tudo com mais qualidade do que teria em uma rotina desorganizada e sem foco.
4. Delegue responsabilidades de forma inteligente
O ato de delegar pode ser tanto um grande benefício para a sua equipe quanto uma saída fácil para evitar responsabilidades. Tudo depende de como você pensa sua gestão do tempo. Se você transfere tarefas e metas para sua equipe de forma inteligente, todos se sairão melhor.
Primeiro, verifique quais tarefas devem, invariavelmente, estar sob a sua tutela. Não delegue algo que seja exclusivamente sua responsabilidade enquanto gestor, como a avaliação e gestão da equipe. Depois disso, veja quais responsabilidades seus colegas podem assumir e distribua-as de forma coerente. Assim, você terá mais tempo para atuar de forma estratégica e toda a equipe poderá contribuir com as próprias habilidades.
5. Treine seu time para trabalhar em sintonia
Uma empresa de médio ou grande porte não consegue manter-se, adequadamente, quando cada colaborador trabalha de forma isolada. Uma boa gestão do tempo envolve também a forma como os diferentes profissionais interagem e afetam as rotinas uns dos outros. Por isso há um gestor para observar e coordenar o processo como um todo.
É possível ensinar a cada equipe como autogerir suas rotinas, ao menos parcialmente, entendendo como suas escolhas de prazos, prioridades e afins pode afetar o desempenho dos demais setores. Com o auxílio de um gestor, é possível garantir que o resultado seja o mais benéfico para a companhia como um todo.
6. Evite reuniões desnecessárias
Troca de ideias e planejamento em conjunto são boas formas de otimizar sua gestão do tempo. Porém, realizar essas discussões de forma excessiva pode consumir mais tempo e energia do que trazer algum benefício. Por isso, o agendamento e elaboração de reuniões devem ser feitos com cuidado e responsabilidade.
Evite trazer tópicos muito supérfluos para as reuniões. Lembre-se: você já possui uma lista de prioridades. Tente manter uma estrutura mais objetiva durante as discussões, maximizando a solução de problemas e evitando questões muito redundantes. Se possível, evite mancar reuniões com uma pauta muito escassa, ou que não seja de grande prioridade.
7. Aprenda seus limites
Cada indivíduo possui uma capacidade produtiva diferente. Um número de horas seguidas de trabalho, tarefas com determinado nível de complexidade, etc. Faz parte da gestão do tempo compreender esse limite e tentar não ultrapassá-lo demais.
Pode parecer estranho dizer a alguém para que produza menos, mas isso trará benefícios ao longo do tempo. Trabalhar além do seu limite gera desgaste e reduz sua produtividade. Mesmo que seja ideal sempre fazer um pouco mais do que o necessário, não se deve trabalhar com 110% da capacidade constantemente.
8. Rejeite demandas que não pode atender
Muitas empresas pequenas, especialmente as start-ups, começam com o costume de nunca rejeitar trabalho algum. Em parte, isso se deve à crença de que não há escolha, mas logo se nota que a sua gestão do tempo é muito prejudicada por isso.
Tentar cumprir demandas demais, sem tempo hábil e cobrando um preço de iniciante não leva à consolidação da empresa. Você deve ser capaz de negar certos serviços, especialmente quando sua agenda já está cheia e isso pode comprometer a qualidade dos demais atendimentos.
Com essas dicas de gestão do tempo, você já deve estar pronto para otimizar e maximizar sua produtividade. Agora, compartilhe esse conhecimento nas suas redes sociais, pois certamente também será útil aos seus amigos!
