A tecnologia desempenha um papel cada vez mais importante em diversos setores da sociedade, sobretudo no mercado de trabalho. Afinal, diariamente as empresas se deparam com softwares e hardwares que prometem revolucionar a forma como seus colaboradores e gestores desempenham suas funções, como os sistemas ERP.
Para muitos, essa é uma daquelas tecnologias que mudou completamente a forma como os negócios funcionam, sejam eles grandes ou pequenos. Suas ferramentas são capazes não apenas de proporcionar mais bem-estar para os funcionários, mas também automatizar processos, proteger informações sensíveis e até reduzir o gasto com outros programas.
No entanto, muitas pessoas não sabem como adotá-los, por mais comuns que sejam. Além disso, é preciso conhecer quais se encaixam melhor com os seus negócios, o que vai garantir ainda mais eficiência no cotidiano dos trabalhadores. Com isso em mente, separamos suas principais etapas e como escolher o melhor para sua empresa.
O que é ERP?
A sigla ERP vem do inglês “Enterprise Resource Planning”, que significa planejamento de recursos empresariais. Basicamente, é uma ferramenta de gestão de todos os processos da empresa, como RH, financeiro, contabilidade e serviços. Ou seja, é uma forma de integrar todas essas informações em um único sistema, mas de forma organizada e eficiente, com o objetivo de melhorar os processos de tomada de decisão.
Nesse sentido, com os avanços nos meios de comunicação, as tecnologias responsáveis por essa integração também sofreram mudanças consideráveis nos últimos anos. Segundo especialistas, os ERPs de alguns anos atrás, apesar de funcionarem de forma diferente, são completamente diferentes dos mais novos.
Aqueles com arquiteturas mais antigas, por exemplo, podem ser pouco intuitivos e exigirem mais esforços e treinamento para utilizá-los. Já os mais recentes trazem uma série de melhorias, como a possibilidade de ligá-los através de serviços web e executados em servidores separados.
Além disso, passaram a ser acessados de qualquer dispositivo, sem a necessidade de ir até a sede da empresa. É um fator que contribuiu bastante para o aumento de funcionários em regime home office, permitindo que acessem os ERPs por meio de seus smartphones ou computadores pessoais.
Ademais, outros processos importantes, como a análise de informações e integração costumam ser bem diferentes, permitindo mais agilidade e produtividade no dia a dia das equipes.
Quando escolher um ERP novo ou antigo?
Bem, essa é uma escolha bem difícil, visto que vai depender de diversos fatores. As necessidades do seu negócio, orçamento disponível e até mesmo o treinamento da equipe podem influenciar na decisão. No final, o mais importante é considerar o custo-benefício de sua implementação, assim como a sua eficiência no dia a dia da empresa.
Conhecer seus principais tipos e características também pode tornar essa implementação mais fácil, visto que ambientes e cenários diferentes não respondem da mesma forma aos ERPs.
Quais os principais tipos de ERP no mercado?
É possível encontrar uma infinidade de sistemas ERP no mercado, o que pode confundir bastante alguns gestores. Isso porque suas especificidades podem atender diferentes negócios e profissionais. Nesse sentido, esses os mais usados:
ERP Vertical
Em geral, os ERPs verticais são utilizados em negócios mais específicos, visto que suas práticas acabam se adaptando com as necessidades dessas empresas. Ou seja, eles são desenvolvidos e implementados de acordo com as funcionalidades desse setor ou indústria, como educação, manufatura ou saúde.
Um desses sistemas na área de saúde, por exemplo, pode contar com ferramentas para registrar medicamentos, agendamento de consultas ou gerenciar os planos de saúde. Por esse motivo, seus valores podem variar bastante, visto que sua robustez vai depender das ferramentas exigidas pelo negócio.
Para isso, conta com testes constantes, onde as falhas e acertos das funcionalidades contribuíram para a construção de sistemas fluidos e eficazes.
ERP Legado
Também conhecido como ERP Desktop, esse é o mais comum de ser encontrado em negócios do mundo inteiro, sendo muitas vezes confundido com finanças. No entanto, são bem diferentes.
Para começar, eles foram desenvolvidos em uma época em que a maioria das pessoas não tinha acesso à internet. Por esse motivo, em sua maioria, são desatualizados em relação às novas práticas do mercado, especialmente quando falamos do setor de tecnologia
A adoção de sistemas inteligentes, por exemplo, revolucionou a forma como as pessoas encaram a produtividade, mas passam a ser vistos como ineficientes quando param de receber manutenções e novos recursos.
Ademais, diferente dos verticais, possuem pouquíssima capacidade de personalização, o que torna sua adaptação bem difícil. Em alguns casos, podem não proporcionar uma boa experiência para os usuários, onde a usabilidade e interface são pouco amigáveis..
No final, são tantas limitações que as empresas os substituem todos os dias por modelos mais novos e completos, o que facilita não só o seu uso, mas também a manutenção a longo prazo.
ERP em nuvem
Para muitos especialistas, um ERP em nuvem é o que a maioria dos negócios vai precisar no dia a dia. Basicamente, ao contrário do legado, se opera e acessa o sistema pela internet, sem necessidade de ocupar localmente os servidores da empresa. Inclusive, ao contrário do que muitos pensam, são bem mais baratos do que o normal, muitas vezes contando com mensalidades abaixo dos R$ 100,00.
Por esse motivo, organizações menores os usam amplamente, especialmente quando estão começando com suas atividades. Assim, os sistemas acabam atendendo a maioria das suas necessidades, mas sem precisar se preocupar com espaço, usabilidade ou custo.
Entre seus principais benefícios, ele também permite que os usuários possam acessá-lo de qualquer lugar e a qualquer instante, seja com seus computadores ou smartphones. Para isso, basta conexão com a internet, o que contribui até mesmo para escalas de trabalho home office ou híbrido.
Ademais, outro ponto interessante é que os provedores desses serviços costumam fazer a manutenção e atualização do software. Logo, as empresas não precisam se preocupar com essa questão, direcionando seus esforços para outros setores da organização. Ainda assim, é interessante saber que eles se dividem em dois tipos:
ERP em nuvem engessado
O ERP engessado é o mais comum em empresas de pequeno porte, visto que são mais baratos e fáceis de usar. Por outro lado, são um pouco mais generalistas, então podem não atender algumas especificidades. Logo, podem não ser a melhor opção para aquelas que estão encarando crescimento constante.
ERP em nuvem especializado
Como o nome já diz, esses sistemas são especializados em indústrias ou setores específicos, então podem atender melhor suas demandas. Em razão disso, também costumam ser mais caros, mas valem bastante a pena a longo prazo.
Como escolher o melhor sistema para a sua empresa?
Apesar de difícil, escolher o sistema ERP ideal é fundamental para a produtividade de uma empresa. Portanto, é importante contar com uma equipe e gestores qualificados, o que vai garantir uma boa implementação e uso das suas ferramentas. Ainda assim, antes de tudo, é indispensável avaliar as necessidades da instituição.
Para isso, deverá considerar não apenas o orçamento, mas também a cultura organizacional e estrutura do negócio. Assim, poderá levar em conta os objetivos a curto e longo prazo, encaixando suas demandas com os recursos disponíveis. Com isso , já pode partir para a pesquisa de fornecedores confiáveis, preferencialmente com uma boa base de clientes e soluções.
Nesse caso, a Salesforce, pode ajudar na análise dessa relação com os principais consumidores, muitas vezes com uma visão bem individual e compartilhada de cada um deles.
Ainda assim, é fundamental que apresentem algumas vantagens, sendo a capacidade de fazer manutenções e manter o software atualizado fundamental. Em alguns deles, empresas que oferecem esses serviços podem oferecer períodos de testes, então vale sempre a pena aproveitar as demonstrações e verificar como sua equipe se adapta ao serviço.
Por fim, a experiência do usuário é outro fator que pode pesar bastante na decisão. Investir em um sistema com uma interface fluida e intuitiva, além de trazer bem-estar, aumenta bastante a produtividade dos colaboradores.
Quais os principais benefícios dos ERP?
São incontáveis os benefícios em adotar um sistema integrado de gestão empresarial, o que impacta diretamente a qualidade do serviço prestado, são eles:
Relatórios mais detalhados: Os relatórios de uma empresa são fundamentais para acompanhar os resultados do dia a dia. Nesse sentido, os ERP contribuem para a construção de análises mais aprimoradas dos setores, sem necessitar trabalho manual em planilhas. É uma vantagem que se destaca ainda mais em planejamentos financeiros, especialmente fluxo de caixa e renda;
Integra os processos: Para muitos, o maior benefício em ter um ERP nas empresas é a capacidade que eles possuem em integrar e centralizar as operações do negócio. Dessa forma, é possível monitorar e avaliar todos os processos, como RH, financeiro, marketing, etc. É algo que pode reduzir bastante os custos com sistemas e base de dados separados;
Mais flexibilidade para os funcionários: Com a chegada dos ERP de nuvem no mercado, os processos se tornaram muito mais flexíveis. Isso porque as pessoas não ficam mais presas a servidores, máquinas ou à sede da empresa, já que podem acessar esses sistemas de qualquer dispositivo e local. Isso ajuda não só na qualidade de vida, mas permite que as decisões possam ser tomadas com mais agilidade;
Dados mais seguros: Outro fator importante é que um bom ERP pode trazer mais segurança para os dados da empresa. Isso porque os gestores podem controlar o nível de permissão para os seus arquivos e documentos. Além disso, é estabelecida certa robustez na proteção dessas informações, pois não os sistemas de proteção não terão que lidar com etapas descentralizadas;
Mais produtividade: Um sistema unificado impede que muitos recursos sejam investidos em tarefas repetitivas e ramificadas. Através dessa automação de negócios, os funcionários podem focar em suas atividades, o que aumenta bastante a produtividade.
Qual é a relação entre ERP e a segurança de dados?
A segurança da informação é um tema levado bastante a sério hoje em dia, então os esforços para que as falhas humanas e tecnológicas não aconteçam é cada vez maior. Esses dados, quando falamos dos sistemas ERP, precisam ser mantidos em hardwares ou softwares confiáveis, sempre atualizados e longes da obsolescência.
Por conta disso, os mais recentes e completos do mercado apresentam uma série de fatores chaves para a segurança da informação, como o controle de acesso. Através dele, apenas usuários autorizados conseguem acessar os dados do software, muitas vezes apenas com autenticação em dois fatores e até biometria.
Já a criptografia de dados é necessária para codificar arquivos, mensagens e qualquer outra informação que passe pelos servidores do ERP. Dessa forma, eles ficam inelegíveis para qualquer usuário ou indivíduo externo que não possua a chave para decodificá-lo, o que é excelente para impedir o vazamento de informações.
Ademais, a possibilidade de realizar backups em uma periodicidade definida pela própria empresa torna a recuperação de dados mais simples. Ou seja, como estão armazenados em locais seguros, mesmo em caso de falhas ou ataques, poderão ser restaurados com bastante facilidade.
No final, é bastante comum que surjam dúvidas sobre os sistemas ERP na proteção de dados, mas a verdade é que eles podem ser grandes aliados nessa tarefa. Para isso, basta investir em um software moderno e com atualizações constantes, para assim manter as informações do seu negócio seguras e confidenciais.
Quais negócios podem adotar ERPs?
Ao contrário do que muitos pensam, basicamente qualquer negócio pode adotar um sistema integrado de gestão empresarial. Ou seja, não são apenas as de grande porte que podem implementá-los, mas qualquer organização que deseje otimizar seus processos e trazer mais bem-estar para os seus funcionários.
Aquelas da indústria de varejo, como lojas, podem utilizá-los para contabilizar o estoque e registrar vendas. Já as instituições de ensino podem usá-los para gerenciar os cursos, matrículas de estudantes e lançar notas de provas.
Quem é responsável por esse processo?
Com tantos tipos, muitos gestores apresentam dúvidas sobre quem fica responsável por implementar o ERP. No geral, aplicamos eles em processos mais específicos, como na área de TI. Nesses casos, é preciso considerar alguns pontos-chaves, como as necessidades dos profissionais de tecnologia.
Assim, a equipe responsável por realizar a configuração do sistema deverá apresentar conhecimentos sólidos e experiência, tomando cuidados com sua usabilidade e manutenção. Ademais, procurar por consultores especializados pode agilizar bastante o processo, sobretudo quando eles contam com a colaboração da equipe interna.
Com isso, a empresa passa a ter acesso aos melhores fornecedores de ERP, o que acaba garantindo uma implementação mais segura.
Como implementar esses sistemas?
Antes de tudo, é importante ter em mente que esse é um processo bem trabalhoso, por mais simples que o sistema seja. Isso porque ele vai exigir diversas etapas, sendo essas as que mais se destacam:
Planejamento
A primeira e talvez mais importante etapa da implementação de um projeto é o seu planejamento. Nesse sentido, o gestor e sua equipe deverão fazer uma análise completa do cenário no qual estão inseridos, além de pesquisas sobre quais softwares se encaixam com o negócio.
Assim, deverão definir em quais áreas ou setores implementarão o sistema, o que trará uma lista de prioridades durante o processo. Segundo especialistas, é algo que funciona como um mapeamento, onde os profissionais também deverão identificar os principais gargalos e pontos fortes dessa integração.
Em alguns casos, é necessário avaliar até mesmo se a infraestrutura da organização é suficiente, se levando em conta o espaço físico para um servidor e os equipamentos dos colaboradores precisam de melhorias. No final, é importante fazer todo esse planejamento de forma realista.
Ou seja, o cronograma deve ser o mais próximo possível das condições da empresa, contanto com tarefas claras e objetivos bem definidos.
Adaptação do ERP
Por mais que se vendam muitos desses sistemas de forma completa, muitos gestores acabam esquecendo que nem sempre eles podem atender todas as exigências de uma demanda.
Inclusive, o excesso de recursos pode atrapalhar em alguns casos. Isso porque não é incomum encontrar empresas gastando recursos excessivos no treinamento de ferramentas descartáveis ou que já se tornaram obsoletas. Logo, durante a implementação de um ERP, fazer alguns ajustes e configurações se torna fundamental.
Dessa forma, pode-se alcançar os requisitos estabelecidos durante o planejamento. É algo que inclui diversos processos importantes, como o fluxo de trabalho dos colaboradores, permissões de acesso ao sistema e a própria integração dos sistemas.
Por esse motivo, recomenda-se sempre investir em sistemas que sejam customizáveis, oferecendo as ferramentas certas para atender sua empresa. Ademais, é importante ter em mente que se deve fazer as customizações também olhando para o futuro, de forma que não causem algum problema de compatibilidade durante suas atualizações.
Realização de testes
Essa é uma das etapas que costuma ser mais trabalhosa e pode levar bastante tempo em empresas maiores. É através dela que são identificados os principais problemas antes da implementação completa de um desses sistemas, então deve ser feita com muito cuidado e por profissionais capacitados.
Após a customização do software, chegou a hora de encarar como ele funciona no cotidiano na empresa, algo que vai muito além de bugs. Questões como a adaptação dos funcionários, usabilidade e níveis de produtividade podem servir como excelentes indicadores de resultados, muitas vezes mais do que alguns erros.
Para isso, é necessário muito planejamento, onde se deve definir um escopo no qual eles serão aplicados. No geral, as empresas costumam investir principalmente em dois tipos : unitários e de integração. O primeiro deles busca verificar cada recurso do sistema ERP de forma isolada e individual.
Assim, é possível identificar os problemas e garantir que cada processo funcione da forma esperada. Já o segundo tem como objetivo verificar como esses diferentes processos se comunicam, seja quando feitos de forma simultânea ou não.
Por fim, resta avaliar os relatórios de desempenho e aceitação dos usuários, onde poderá distribuir o sistema de forma gradual para os funcionários. Logo, poderá identificar os problemas mais comuns, como usabilidade e segurança, e resolvê-los sem tanto trabalho.
Capacitação
Por mais simples que seja o sistema, ele vai exigir certo nível de treinamento para o seu uso. Logo, durante os estágios iniciais dessa adaptação, também se deve considerar a capacidade de lidar com vilões. Com isso em mente, a empresa deverá oferecer suporte de forma contínua ao uso do sistema, especialmente após algumas atualizações.
É uma forma de manter a qualidade do serviço sempre alta, mas sem comprometer o bem-estar geral da sua equipe. Inclusive, é importante estar atento aos relatórios de desempenho e satisfação, fundamentais para ajudar a entender como anda a integração do sistema.
Monitoramento
Por fim, após os se implementar os testes e tudo ocorrer bem, deve-se ainda tomar alguns cuidados. Isso porque é necessário garantir que todo o sistema continue funcionando da maneira ideal, então o monitoramento acaba se tornando parte inseparável do processo. Isso inclui a análise de relatórios, lançamento de atualizações e suporte aos usuários.
Logo, boa parte das organizações costumam conter equipes especializadas nesse suporte técnico interno ou externo, seja através de e-mails ou telefones. Porém, como direcionar recursos diretamente para essa etapa pode não estar na realidade de muitas empresas, é interessante investir na construção de conhecimento online, como FAQs já preparados.
Ou seja, é um processo contínuo, então vai exigir investimentos e esforços da empresa, mas que acaba compensando bastante a longo prazo.
Existem desvantagens em adotar um sistema ERP?
Apesar de muitos benefícios, os sistemas integrados de gestão podem contar com alguns pontos que se deve levantar em consideração. Para muitos, se pode considerar esses pontos até mesmo desvantagens, dependendo do tamanho e recursos disponíveis pela empresa.
Na verdade, cabe aos gestores avaliarem o custo-benefício dessa decisão, se colocando na balança as vantagens e desvantagens de uma implementação. Com isso em mente, separamos alguns pontos negativos e desafios que se pode encontrar durante esse processo:
Risco de se afetar o negócio
Apesar de raro, esse é um risco real e deve-se sempre considerá-lo durante a implementação de um sistema ERP. Em uma empresa de telemarketing, por exemplo, é possível que alguns serviços fiquem inativos, algo que é comum durante a migração de dados e configuração de um novo sistema para os usuários.
Inclusive, a maioria das empresas opta por instalá-los durante a madrugada por esse motivo, mas é algo que se deve acionar sempre durante a fase de planejamento. Além disso, caso ocorra algum problema durante esse processo, a inatividade pode ser mais longa do que o previsto, resultando na perda de negócios.
Já quando se faz a troca entre sistemas, como de um legado para um em nuvem, erros são bem comuns. Nesses casos, poderão ocorrer inconsistências nessas mudanças, como dados corrompidos e perda de alguns documentos.
Custo inicial alto
Claro, existem opções bem baratas no mercado, sobretudo quando falamos de empresas de pequeno porte. Porém, aquelas com recursos mais limitados podem se deparar com um custo inicial bem alto, visto que deverão considerar não apenas o valor da aquisição, mas também a customização e configuração do sistema.
Quando o negócio é muito específico, é praticamente impossível não adaptar o ERP às suas necessidades, o que acaba gerando esses custos adicionais. Além disso, é um processo que muitas vezes exige o treinamento da equipe e contratação de profissionais especializados, onde a gestão eficiente de TI se demonstra fundamental.
Outro ponto a se considerar é que a manutenção também pode ser custosa, mesmo quando o provedor de serviço a oferece gratuitamente. Isso porque, como se viu, sua implementação pode paralisar o negócio em alguns casos, algo que as menores empresas não podem lidar.
Tempo de implementação
O tempo de implementação é outra desvantagem conhecida na implementação de um ERP. Afinal, quando contabilizamos todas as etapas dessa instalação, do planejamento aos testes, pode-se exigir muito tempo. Ainda assim, é importante entender que isso varia de acordo com a estrutura disponível na empresa e a complexidade do software adotado.
Dependência do provedor do serviço
No geral, esse não é um ponto tão negativo. Porém, pode se tornar o pior da lista quando o serviço contratado não é bom. Isso porque, querendo ou não, a empresa acaba dependendo do suporte fornecido pelo fornecedor do serviço, seja para manutenção ou treinamento da sua equipe.
No entanto, quando ele não é eficaz e responsivo, as dores de cabeça podem ser grandes. Não se pode corrigir de imediato qualquer sinal de erro ou sistema obsoleto, o que afeta não só a produtividade, mas também a segurança dos colaboradores. Isso é ainda pior que os servidores são instáveis.
Ainda que haja uma tentativa de trocar de sistema, essa dependência pode aparecer como um grande impeditivo. Isso porque esses fornecedores de ERP podem utilizar ferramentas e tecnologias diferentes, o que pode exigir ainda mais da etapa de planejamento e treinamento dos colaboradores.
Além disso, pode-se afetar a migração de dados, perdendo alguns desses arquivos durante a transferência. Logo, a contratação de especialistas acaba se tornando indispensável, o que encarece ainda mais esse processo.
Um sistema ERP aparece como uma excelente solução para integrar todos ou alguns processos de um negócio. Em seus diferentes tipos, as empresas podem escolher aquele que mais atende suas necessidades e passar a aproveitar alguns de seus diversos benefícios, como tomada de decisões mais rápidas, otimização do ambiente de trabalho e mais segurança de dados.
Porém, os gestores devem ter em mente que cada organização possui suas especificidades, o que acaba exigindo certa customização desses sistemas, mesmo que esse seja um recurso de fácil acesso em softwares de qualidade.
Por outro lado, é igualmente importante entender que eles podem contar algumas desvantagens, especialmente quando falamos do processo de implementação. Entre eles, os que mais pesam são o alto custo inicial para empresas menores e tempo de implementação, mesmo que se possa resolvê-los com a contratação de serviços menos robustos.
No final, o mais importante é encontrar profissionais especializados e fornecedores que proporcionem qualidade nessa integração, garantindo que cada etapa seja cumprida da maneira correta.
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Cada empresa possui processos e fluxos de trabalho únicos Nessa realidade, contar com um ERP personalizado permite que a empresa adapte o sistema de acordo com suas necessidades específicas.
Um ERP personalizado é um modelo desenvolvido especialmente para se integrar perfeitamente com esses sistemas.
Ou seja, dessa forma é possível garantir a troca de dados fluida, evitando a necessidade de implantação ou substituição de sistemas existentes.
A consequência direta é uma atuação mais otimizada, capaz de suportar as operações específicas da empresa.
Essa personalização oferece diversas vantagens, como a automatização de processos específicos da empresa, levando a redução de tarefas manuais.
Isso leva a uma maior eficiência operacional e produtividade, já que o sistema se adapta para atender às necessidades específicas da empresa.
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