Muitas empresas buscam formas de otimizar seus processos, mas acabam se esquecendo de uma questão muito importante: o arquivamento de seus documentos.
Você sabia que uma boa gestão de documentos é essencial para o sucesso de uma empresa? Com uma quantidade cada vez maior de informações para armazenar, essa prática ganha ainda mais relevância.
Para saber mais sobre a importância de uma boa gestão de documentos e conhecer as melhores práticas para administrar os arquivos de sua empresa, continue a leitura!
Por que é importante contar com uma boa gestão de documentos?
A gestão documental tem um papel fundamental na organização de uma empresa. Quando feita corretamente, ela ajuda a reduzir custos por meio da melhora no fluxo de trabalho.
Além disso, com os arquivos bem organizados, passa a haver economia de tempo, pois fica mais fácil encontrar informações importantes.
Outros benefícios que esse procedimento pode proporcionar à sua organização são:
- otimização do espaço físico por meio da redução do volume de arquivos;
- garantia de segurança jurídica, mantendo a integridade dos documentos;
- maior controle sobre o manuseio dos documentos, com o gerenciamento dos direitos de acesso e das modificações;
- padronização de processos, simplificando as buscas por documentos.
Como ter uma gestão de documentos eficiente?
Para que você possa aproveitar todos os benefícios mencionados, é importante fazer a gestão dos documentos de sua empresa da maneira correta.
Por isso, reunimos algumas dicas para ajudar você a administrar os arquivos da melhor forma possível.
1. Estruture o espaço
Para facilitar a busca por documentos e otimizar o espaço, é preciso reunir tudo em um só lugar. Por isso, destine uma sala para os arquivos e planeje uma forma de simplificar a organização (por data ou ordem alfabética, por exemplo).
Mantendo os arquivos em um local organizado, será possível poupar um espaço que poderá, então, ser destinado a outros fins.
2. Identifique o que pode ser descartado
Fazer o descarte de parte dos arquivos é uma prática fundamental para garantir espaço e facilitar o acesso aos documentos importantes. No entanto, para verificar o que pode ser descartado, é preciso levar em conta a temporalidade dos diferentes tipos de arquivo.
Sua empresa deve contar com uma tabela que determine os prazos de guarda dos documentos nos arquivos e a sua destinação final, ou seja, o recolhimento ao arquivo permanente ou descarte.
3. Digitalize documentos
Quanto mais documentos forem digitalizados, menos espaço físico será necessário, pois os arquivos em papel ocupam muita área.
Além disso, prejudicam a produtividade dos funcionários, que gastam muito tempo em busca do que precisam.
Por fim, com a digitalização, a integridade dos documentos é preservada, já que papéis tendem a se desgastar com o tempo.
4. Realize backups
É importante fazer o backup dos documentos digitalizados, de modo a garantir a segurança dos dados. Por isso, mantenha os arquivos não somente nos computadores, mas na internet e em um pendrive, por exemplo.
Garanta, também, que sejam salvas cópias de segurança todas as vezes em que acontecerem modificações nos documentos, de modo a ter backups com as versões mais atuais.
Se você chegou até aqui, já sabe como melhorar a gestão de documentos de sua empresa e da importância de manter os arquivos organizados. Assim, é possível melhorar processos, otimizar espaços e economizar tempo, uma vez que fica muito mais fácil encontrar informações importantes para a tomada de decisões.
E então, gostou de saber como fazer uma boa gestão dos documentos de sua organização? Aproveite a visita ao blog para ler sobre a transformação digital nas empresas e como se adaptar a ela!
