O método PDCA é uma ferramenta de gestão que permite melhorar continuamente os processos da empresa e é muito útil para negócios de todos os tamanhos e segmentos.
O modo como uma empresa gerencia seus processos influencia diretamente a qualidade dos serviços que ela oferece e a satisfação de seus clientes, portanto é preciso buscar maneiras de otimizar sua execução, tornando-os mais simples e ágeis.
O nome PDCA vem do inglês (Plan, Do, Check, Act) e cada uma de suas iniciais se refere a uma das etapas de aplicação do método: planejar, fazer, checar e agir. Elas facilitam a identificação e correção de problemas que possam afetar os resultados do negócio e também auxiliam no alcance de metas.
A seguir, vamos explicar como funciona cada uma dessas etapas e como você poderá aplicá-las na gestão de negócios. Boa leitura!
Planejar
A primeira fase do PDCA consiste na realização de um planejamento que irá guiar toda a metodologia. Nessa etapa, você deve escolher um foco, identificando os processos que mais podem ser beneficiados pelo método. Quais procedimentos da empresa estão apresentando problemas como lentidão, improdutividade ou necessidade de redução de custos? Todos eles são ótimos candidatos a serem o ponto de partida para a aplicação da técnica.
É importante ter em mente que o objetivo do método PDCA é identificar o que está causando os problemas e o que pode ser feito para que eles não ocorram novamente. Muitas vezes, os gestores apenas tentam contornar as consequências trazidas por eles, o que surte efeito por tempo curto e indeterminado, ou seja, é uma atitude muito pouco eficiente.
Dessa forma, após identificar os processos que precisam de melhorias, é necessário buscar as respostas para uma série de questionamentos que poderão guiar a busca por soluções. Alguns pontos que devem ser considerados são:
- O que pode estar causando esse problema?
- Com qual frequência ele ocorre?
- Como ele está impactando o negócio?
- Quais são as metas que precisam ser atingidas?
- Quais medidas podemos tomar para cumpri-las?
Para conseguir êxito nessa fase, é fundamental deixar que os colaboradores apresentem todas as suas ideias e analisá-las com a devida atenção. Eles estão acostumados a lidar com os processos do setor em que trabalham e podem ter uma visão aprofundada de sua atual situação e o que está impedindo a obtenção de uma maior qualidade em sua execução. Por isso a realização de um brainstorming pode ser muito útil na tomada de decisões.
A realização de um bom planejamento é o que vai definir o nível de sucesso da aplicação do método. Sendo assim, não meça esforços nessa etapa e busque obter o maior número de informações possível sobre o processo que está sendo analisado, por meio de relatórios, pesquisas com clientes ou análise de dados do software de gestão da empresa, por exemplo.
Fazer
Nessa fase, chega a hora de implementar as medidas definidas na etapa anterior. Certifique-se de que todos os colaboradores se comprometam com a execução das ações propostas no plano traçado e saibam exatamente como fazer isso. Se necessário, marque reuniões e ofereça treinamentos a eles antes do início das atividades, para que tudo saia conforme o planejado.
Para que tudo ocorra bem, é necessário que o gestor participe ativamente do processo, oferecendo suporte aos colaboradores e observando se o plano está sendo realmente seguido ou se está havendo algum desvio do que foi combinado.
Também é importante verificar se tudo está sendo feito da forma correta ou se alguma ação está ocorrendo de maneira improvisada, o que poderia comprometer os resultados finais.
É essencial registrar todas as ações implementadas para solucionar os problemas bem como a data e a equipe envolvida em sua execução. Todos os resultados obtidos com as medidas tomadas devem ser anotados para serem analisados posteriormente.
Checar
Essa é a etapa de análise dos resultados obtidos na fase anterior. Compare as soluções alcançadas com as metas definidas na fase de planejamento. As metas foram atingidas? Caso tenham sido, verifique se tudo ocorreu no prazo estipulado ou se os procedimentos precisam de um refinamento. Não se esqueça de anotar todas as suas observações.
Porém, se os objetivos não foram atingidos, analise se todos os procedimentos adotados foram igualmente ineficazes ou se algum deles surtiu efeito mas foi prejudicado pelos demais que não funcionaram da maneira esperada. Assim, será possível identificar exatamente quais ações precisam de um planejamento mais elaborado.
Agir
Agora que você já sabe se as medidas adotadas foram efetivas ou não, é necessário agir em relação a elas. Se os objetivos foram alcançados, é um sinal de que os procedimentos estão caminhando na direção correta e provavelmente, devem ser tomados como padrão para a realização do processo em questão.
Por outro lado, se as medidas não surtiram o efeito desejado, é necessário identificar o que causou esse problema e buscar novas maneiras de obter as melhorias pretendidas. Qual é a melhor maneira de fazer isso? Reiniciando o ciclo PDCA e realizando todas as quatro etapas novamente: faça um novo projeto para definir novas ações.
Após finalizar essa primeira aplicação do ciclo, você certamente obterá uma nova visão bem mais detalhada sobre o processo estudado e terá maiores chances de acertar nas ações corretivas da próxima vez.
Os objetivos que serão definidos no planejamento seguinte devem levar em consideração os problemas que impediram o sucesso das ações tomadas, para que eles sejam resolvidos e o processo finalmente possa acontecer de forma ideal. Essa prática não possibilita apenas manter altos padrões de qualidade, mas também melhorá-los cada vez mais.
É muito importante repetir ininterruptamente todo o ciclo PDCA, para que seja possível obter maior qualidade nos procedimentos de forma contínua, sempre identificando novas falhas que venham a surgir ou oportunidades de otimização de algum dos processos internos da empresa.
O método PDCA é uma das ferramentas de gestão mais utilizadas nas organizações e, aplicando-o corretamente, você com certeza irá obter melhores resultados em seu negócio.
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