O avanço tecnológico foi bastante benéfico para o segmento corporativo, mas em muitos casos sua implantação ignorou os processos de trabalho: muitas companhias incorporaram a tecnologia às suas operações sem saber exatamente por que o estavam fazendo ou qual a melhor forma de fazê-lo. Assim, há até bem pouco tempo, muitas empresas sequer se preocupavam com a padronização de informações e seus processos.
Informação é um dos ativos mais importantes de qualquer organização. Sem ela, não há negócio. Por isso, fica cada vez mais claro que investir em tecnologia para padronizá-la é fundamental para que a organização tenha controle sobre seus processos e padrões de operação.
É esse trabalho que permite enxergar a empresa de forma holística e, com isso, identificar falhas, reduzir desperdícios, melhorar a produtividade e apoiar as tomadas de decisão. Neste post, falamos mais sobre como a padronização de informações vai mudar de vez a forma como a sua empresa atua no mercado. Boa leitura!
Visão sistêmica
Ter uma visão sistêmica da organização permite entendê-la naturalmente como um conjunto de processos inter-relacionados e interdependentes. Quando isso ocorre, a equipe fica mais produtiva e consciente das metas que deve atingir para alcançar a vantagem competitiva.
Esse processo não é simples: exige planejamento, observação e execução. Com ele, as informações em todos os departamentos são uniformizadas — eliminando erros, perda de tempo e retrabalhos. Veja, a seguir, algumas melhorias que podem ser alcançadas com sua adoção:
Recursos humanos e materiais
As pessoas são os recursos mais importantes de uma organização — e, em geral, seu maior custo. A padronização de informações ajuda no sentido de permitir que os colaboradores desempenhem suas atividades de forma mais adequada e que não haja ociosidade: assim, podem agregar valor e auxiliar na obtenção de resultados.
Dessa forma, quando falhas são identificadas e gargalos eliminados, os recursos de todo tipo passam a ser aproveitados da melhor forma. Em outras palavras, além da mão de obra, otimizam-se o tempo, o dinheiro e os insumos envolvidos na operação.
Produtividade
Com informações padronizadas, etapas desnecessárias são eliminadas, o tempo gasto na execução de tarefas é otimizado e a produtividade da equipe aumenta proporcionalmente. Além disso, é mais fácil definir formas de controle da produção e acompanhamento dos resultados obtidos.
Identificação de falhas
Para que as falhas sejam identificadas e corrigidas rapidamente, é preciso que estejam claras. Isso fica mais fácil quando as informações estão padronizadas e quando há métricas para determinar o desempenho e a eficácia dos processos em funcionamento.
Diminuição de perdas
Com as falhas devidamente identificadas, é possível atuar de forma a eliminá-las. Com isso, outra consequência da padronização das informações é, além do melhor aproveitamento de recursos, principalmente os humanos, a diminuição de perdas.
Lucros
A padronização das informações leva a organização a ter uma visão holística dos seus processos. Com isso, as tomadas de decisão se tornam mais estratégicas e adequadas às necessidades corporativas.
Esse é um processo natural: afinal, o aprimoramento da identificação de falhas, a redução do desperdício, o melhor aproveitamento dos recursos humanos e a melhora da produtividade da equipe são requisitos básicos para que qualquer empresa obtenha o almejado aumento dos lucros.
Tomadas de decisão
Quando as informações da empresa estão padronizadas, fica mais fácil avaliar o impacto que um setor pode ter sobre os demais. Isso porque o processo é desenhado de forma a fazer as áreas se complementarem. Assim, o planejamento contempla a cadeia produtiva do início ao fim.
Com o processo estruturado dessa forma, as tomadas de decisão para a execução do planejamento da companhia ficam mais fáceis. O motivo? O aperfeiçoamento da gestão e a obtenção de melhores indicadores que ocorrem com a implantação da padronização de informações.
Uma vez que a padronização esteja concluída, é preciso treinar a equipe: sai mais barato treiná-la do que amargar as perdas decorrentes da falta de treinamento. Em outras palavras, a padronização de informações estimula a cultura de qualidade na companhia e, assim, todos passam a realizar os processos da forma correta.
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