Planejar o budget de TI é uma tarefa estressante para a maioria dos gestores, uma vez que é necessário equilibrar a pressão entre o corte de custos em algumas áreas e reservar um dinheiro para investir em outras.
Quanto você deve gastar com manutenções e atualizações? Quais tecnologias deve investir para melhorar o negócio? Responder a essas e outras perguntas será importante para definir um orçamento mais preciso e direcionar os recursos para onde eles são realmente necessários.
Este post visa orientar você, gestor de TI, a projetar um orçamento de forma estratégica e facilitar a tomada de decisões no curto, médio e longo prazo. Então, veja agora como definir um budget de TI com eficiência!
1. Avalie indicadores-chave de desempenho
Todos os departamentos da empresa, independentemente do segmento de atuação, devem contar com KPIs (Key Performance Indicators). KPIs são indicadores chave de desempenho e servem para avaliar a eficiência, tanto operacional quanto estratégica do negócio.
No setor de TI, você pode utilizar indicadores específicos para medir o desempenho financeiro e avaliar a relação custo-benefício da infraestrutura e recursos utilizados. Veja algumas dicas do que medir:
- Retorno obtido até o momento com as novas aplicações;
- Custos gerados (comparar com o mercado para ter uma ideia de qual seria a média de custo ideal);
- Receitas e despesas geradas com toda a infraestrutura (você determina o período que achar melhor);
- Necessidade de investimentos em tecnologias e outros recursos;
- Relação investimento retorno das campanhas de marketing e publicidade;
- Taxas de virtualização e licenças de uso necessárias;
- Receita gerada por usuário e serviço utilizado.
Essas são apenas algumas ideias. Cada empresa possui as suas próprias necessidades e pode desenvolver um indicador mais adequado.
2. Faça Benchmarking (estudo de mercado)
Faça pesquisas de mercado periodicamente para descobrir as oportunidades que surgem, bem como os riscos que podem ameaçar o futuro do negócio. Para isso, utilize a matriz SWOT —Strengths (Forças), Weaknesses (Fraquezas), Opportunities (Oportunidades) e Threats (Ameaças).
Essa é uma boa forma de descobrir qual o nível de competitividade da empresa, definir prioridades e localizar e cortar desperdícios.
Com todas essas informações em mãos, compare os custos e despesas operacionais de TI com as das organizações do mesmo porte. Se a diferença for muito grande, terá uma tarefa de descobrir o segredo e trazer soluções que permitam a empresa fazer mais com menos.
3. Analise a necessidade de pessoal
As pessoas são muito importantes para garantir o bom funcionamento do setor. Então, avalie se possui os profissionais certos. Eles possuem as habilidades, experiências e conhecimentos necessários para atender às necessidades do cargo?
Verifique isso identificando as exigências necessárias de cada cargo e compare as informações com a formação e especialização dos profissionais. Remanejamentos podem ser necessários. Vai demandar certo investimento, mas o retorno pode compensar muito e rápido.
Avalie também a necessidade de contratações. Use a mesma técnica de comparação das necessidades do cargo com a preparação do candidato e contrate profissionais mais adequados.
Essa etapa é importante para definir o budget de TI, pois vai demonstrar quanto você precisa investir para alcançar as melhorias de produtividade e lucratividade em um curto período de tempo.
4. Realize treinamentos de pessoal
Contratar as pessoas certas e remanejar os profissionais existentes para um cargo onde a produtividade pode ser melhorada é muito importante, mas não é tudo. Treinamentos práticos e teóricos são necessários para promover um desenvolvimento contínuo das competências e atualizar os profissionais com relação às novidades do mercado.
Treinar pode ser mais barato e interessante do que contratar novos profissionais e, de quebra, garantirá melhora nos resultados e aumento da profissionalização da empresa. Essa estratégia contribui também para reduzir o índice de turnover (rotatividade), devido à valorização sentida pelos colaboradores.
Tudo isso ajuda a empresa a ter um orçamento mais enxuto no futuro, com menos despesas e mais rentabilidade.
5. Considere o espaço físico
Empresas que ainda possuem a infraestrutura de TI local (Data center local) precisam considerar a necessidade de espaço físico, uma vez que o crescimento da organização demandará mais equipamentos como servidores e outros hardwares.
Mesmo que a empresa tenha transferido a infraestrutura de TI para a nuvem, alguns locais, como escritórios por exemplo, podem precisar de um espaço maior à medida que o negócio cresce.
Então, não se esqueça de avaliar os custos, retorno e demanda por espaço físico na hora de elaborar o planejamento orçamentário para o setor de TI da empresa.
6. Utilize tecnologias necessárias
Além do espaço físico, a empresa também deve considerar a renovação dos equipamentos. Hardwares e softwares ultrapassados podem impactar negativamente nos resultados e fazer com que o negócio perca força competitiva.
Os indicadores-chave de desempenho e os estudos de mercado podem apontar as tecnologias existentes e necessárias para trazer as soluções mais ideais. Adicione-os no budget de TI.
7. Atente-se quanto à infraestrutura na nuvem
Se a sua empresa possui um Data center local, mais cedo ou mais tarde, vai acabar migrando a infraestrutura para a nuvem. Isso porque à medida que as tecnologias de internet avançam, as vantagens e benefícios da estratégia tornam-se cada vez maiores e mais atrativos.
Se você já opera na nuvem, sabe que a escalabilidade é importante para garantir um desenvolvimento de forma sustentável e deve incluir a necessidade de investimentos em novos recursos, ferramentas etc. Uma infraestrutura baseada na nuvem pode ser bem mais barata e trazer resultados mais satisfatórios. Então, considere a metodologia em seu orçamento de TI.
8. Considere utilizar outsourcing
Nunca se falou tanto em outsourcing (terceirização). Depois das soluções oferecidas com hospedagens na nuvem, a terceirização de funções é uma tendência que só cresce. A estratégia possibilita que a empresa transfira as operações nas mãos de profissionais competentes, conseguindo assim melhores resultados com um baixo investimento.
Planejamento, implementação, monitoria, controle e correções podem ser feitos de maneira mais eficiente e em tempo real, agregando agilidade e minimizando os riscos. Inclua a estratégia em seu orçamento de TI e verá como o investimento valerá a pena em pouco tempo. E lembre-se, outsourcing pode ser feito para desenvolvimento e teste de software também.
Esses são alguns dos principais fatores a serem considerados na hora de elaborar um budget de TI. Mas, como dissemos, cada empresa possui necessidades específicas. Se lembrar de algo mais, deve incluir no planejamento para torná-lo mais completo e preciso.
Lógico, não se esqueça que tudo isto sempre deve estar alinhado com as outras áreas da sua empresa, afinal, é importante lembrar que a integração entre a TI e as demais áreas da empresa é fator chave para o sucesso da organização como um todo.
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