O seu negócio ainda não conta com um software de gestão? Saiba que você pode estar muito atrás da sua concorrência!
Através dessa tecnologia, diversas organizações aumentaram de forma significativa não só a sua produtividade, mas também o bem-estar de seus colaboradores e a satisfação dos clientes.
Softwares de gestão são aliados nos negócios por aumentar a produtividade especialmente por automatizar tarefas, melhorar a comunicação interna, analisar dados, gerenciar projetos, reduzir erros e muito mais.
E aí, ficou curioso(a) para conhecer melhor sobre esse tipo de software e como implantar um personalizado com a cara da sua empresa? Então fica aqui com a gente e acompanha a leitura!
Uma gestão de sucesso
Antes de entender o que seria uma gestão de empresa, é importante conhecer o significado do termo em si. Basicamente, esse é o processo de planejar, organizar e controlar diversas operações de uma empresa, seja de recursos financeiros, jurídicos ou de marketing. Assim é possível enxergar com mais clareza os objetivos a curto e longo prazo de um negócio, o que torna mais fácil alcançá-los.
Ainda assim, é algo que vai exigir profissionais muito competentes, especialmente na hora de definir suas metas e criar estratégias. Nesse sentido, quando falamos de sucesso, coordenar todas essas etapas de forma eficiente é indispensável. Isso também inclui a capacidade de tomar decisões, se comunicar com investidores ou clientes e até mesmo gerenciar riscos.
Dessa forma, é possível acompanhar o progresso não só da empresa, mas também dos colaboradores no dia a dia. Para isso, algumas ferramentas podem ser muito úteis, especialmente aquelas utilizadas para comunicação, sistemas de informação, etc.
Como a tecnologia se tornou indispensável em uma boa gestão?
Hoje em dia, é praticamente impossível falar de tecnologia sem ligá-la às questões mais importantes de um negócio, como a eficiência, produtividade e segurança. Além disso, ela é capaz de trazer mais qualidade de vida e bem estar para os colaboradores, visto que pode automatizar processos e reduzir os esforços que antes eram exigidos em uma tarefa mais específica.
Mais importante que isso, também são capazes de melhorar bastante a comunicação interna, o que aumenta a colaboração entre os funcionários. Isso inclui chats ao vivo, possibilidade de videoconferências, armazenamento de arquivos e a integração de sistemas.
Ademais, alguns softwares são excelentes para gerar dados valiosos para qualquer gestor, o que torna o processo de tomada de decisões um pouco menos complicado. Aos poucos, outras ferramentas vêm surgindo com ainda mais benefícios, como as inteligências artificiais que se popularizaram nos últimos meses.
O que é um software de gestão?
Para muitos, um software de gestão seria o estágio mais avançado de sistemas que ajudam na estruturação de uma empresa. Isso porque ele conta com um conjunto de ferramentas para organização de dados contábeis e informações de um negócio.
Eles permitem que os processos sejam automatizados nos mais diversos níveis, seja no controle de contas, estoque, monitoramento de clientes ou gestão de projetos. No final, é um mecanismo indispensável para reunir os dados de todos os setores da empresa, proporcionando um cuidado muito maior com todas as operações possíveis.
Como o software de gestão aumenta a produtividade do seu negócio?
Como foi visto, um software de gestão de negócio pode reduzir o tempo que a empresa gasta com tarefas manuais ou repetitivas, além de melhorar a comunicação entre os setores.
Essa é uma forma excelente de aumentar a produtividade, visto que o esforço utilizado em processos considerados redundantes podem ser realocados para outros que exigem um pouco mais de atenção.
Além disso, como esses sistemas são capazes de coletar dados com muita eficiência, os líderes e colaboradores podem ter uma visão muito melhor sobre os processos da empresa, o que ajuda na hora de desempenharem suas funções e distribuírem tarefas.
Dessa forma, os gestores também podem determinar quais deles exigem um pouco mais de cuidado e atenção, distribuindo da melhor forma os funcionários para cada função. Ainda assim, hoje em dia, se destaca por melhorar a segurança da empresa em diversos aspectos.
Seja por conta de um controle mais preciso na entrada e saída de funcionários ou proteção dos dados da organização, é uma excelente forma de evitar o vazamento de dados.
Como escolher um software de gestão para sua empresa?
Apesar de ser um sistema muito importante, escolher o software certo para uma empresa pode ser uma tarefa complicada. Em geral, é um planejamento que envolve meses de preparação e debates, além de consultas com profissionais componentes das mais diversas áreas, como recursos humanos e tecnologia da informação.
Com isso em mente, separamos algumas dicas para você conseguir determinar qual o melhor software para o seu negócio.
Para começar, você deve ter bem claro quais são as necessidades da sua organização. Nesse caso, poderá reunir dados de todos os setores, seja através de outros softwares ou feedback dos gestores. Assim, poderá identificar quais os processos que mais exigem atenção e aqueles que precisam de melhorias.
Em seguida, é interessante pesquisar e selecionar todas as funcionalidades que procura em um software de gestão. Por exemplo, através das informações reunidas, foi possível perceber que os documentos da empresa não estão bem estruturados. Logo, é interessante investir em um sistema de gestão que possua também a capacidade de organizar esses dados de forma eficaz e segura.
Também é essencial ter em mente que a instalação de um desses sistemas custa caro, tanto pelo valor do software e sua manutenção quanto pelo tempo gasto em adaptação e treinamento da sua equipe. Por esse motivo, é indispensável estabelecer um orçamento que se adeque ao que se busca.
Existem desvantagens em usar um software de gestão?
Com tantos benefícios, pode parecer difícil encontrar uma desvantagem em softwares de gestão, não é mesmo? No entanto, eles existem e devem ser levados em consideração se deseja aplicá-lo em seu negócio.
Seu custo, por exemplo, pode ser uma grande barreira, visto que além de implementação, também exige manutenção com certa frequência, o que pode sair do orçamento de muitas organizações.
Ao mesmo tempo, todo o processo para treinar e habilitar os colaboradores a um novo sistema pode ser bastante trabalhoso. Por esse motivo, muitos especialistas não recomendam trocar de sistema durante a entrega de uma demanda muito importante.
O que acontece ao utilizar um software de gestão ruim?
Apesar de existirem excelentes ferramentas no mercado, algumas delas podem não ser tão completas. Muitas vezes na busca por uma tecnologia mais barata, algumas empresas acabam investindo em sistemas não tão robustos, muitas vezes projetados de qualquer forma. No final, isso pode trazer bastante dor de cabeça, especialmente por apresentar esses problemas:
Má gestão de tempo
Claro, um software de gestão é sinônimo de produtividade. Porém, quando é utilizada uma versão ruim ou mal elaborada, pode ter certeza que só vai perder tempo em sua implementação e no treinamento dos usuários.
Afinal, quando os processos do seu negócio não são automatizados da forma correta, pode acabar sendo forçado a trabalhar dobrado para reunir dados e estruturá-los novamente.
Desorganização
Um dos fatores mais atrativos do sistema de gestão é que ele é capaz de organizar muito bem os arquivos e informações do seu negócio. Isso porque esses dados passam a ser padronizados e podem ser acessados com muito mais segurança e apenas pelas pessoas já determinadas.
No entanto, quando essa etapa é implementada por um sistema mal desenvolvido, pode ter certeza que haverá muita desorganização e até perda de alguns desses arquivos.
Desconfiança entre os clientes
Querendo ou não, organização é um fator fundamental para determinar a maneira como seus clientes ou investidores enxergam uma empresa. Nesse sentido, um software de gestão genérico ou mal desenvolvido pode acabar reduzindo sua credibilidade com esse público, o que pode reduzir o valor da sua organização no mercado.
Quais as principais tendências em software de gestão?
Agora que você conhece as principais vantagens e desvantagens dos softwares de gestão, é interessante também conhecer as tendências para 2023. São elas:
- Plataformas de nuvem
Hoje em dia, os serviços de nuvem são praticamente indispensáveis para as empresas e não será diferente nos próximos anos. Através delas, além de manter o backup de dados importantes, é possível integrar serviços que geralmente foram adquiridos de forma separada.
- ERP
Os Sistemas Integrados de Gestão Empresarial (ERP) são excelentes para agilizar os processos de qualquer negócio, além de proporcionarem dados precisos sobre as mais diversas etapas de sua empresa. Além disso, eles podem servir para realizar declarações tributárias, emitir documentos e muito mais.
- Inteligência artificial
Impossível falar de tendências de sistemas de gestão para 2023 sem citar as inteligências artificiais (IAs). Elas são ferramentas excelentes para aumentar a produtividade e economizar tempo, especialmente para os negócios que buscam um sistema mais automatizado.
Além disso, algumas delas permitem a coleta de dados para tomada de decisões e mais transparência com investidores e clientes. No entanto, é importante estar ciente que por ser relativamente nova no mercado, pode ser mais custosa e trazer algumas desvantagens a longo prazo, mesmo que não sejam conhecidas hoje em dia.
- CRM
Os sistemas de gestão de relacionamento com o cliente não são nenhuma novidade, mas continuam indispensáveis em qualquer negócio hoje em dia. Através dele é possível gerenciar dados mais específicos, como o dos clientes, o que permite uma administração mais precisa dos processos de venda, marketing, etc.
Em alguns deles, também é possível construir perfis e históricos para esses indivíduos, o que torna o monitoramento ainda mais fácil. No final, é algo praticamente indispensável em qualquer negócio que lide diretamente com clientes, especialmente através da venda de serviços ou produtos.
Como aumentar a produtividade com o software de gestão?
Um software de gestão personalizado para as necessidades da empresa oferece diversos benefícios que geram o aumento da produtividade.
Dentre eles, podemos citar a otimização de processos, melhora na comunicação entre as equipes e a visão mais clara do desempenho da empresa como um todo.
Isso é possível tendo em vista que os colaboradores passam a contar com um sistema inteligente e automatizado, que centraliza todos os processos em um único, com o intuito de facilitar a administração das informações.
Essa característica potencializa as atividades, diminuindo a incidência de erros e ruídos de informação.
Dessa forma, todos os módulos operacionais funcionando em uma única base, os gestores possuem uma maior facilidade em controlar os fluxos de trabalho e cumprir os cronogramas pré-definidos.
Com isso, a equipe e a empresa como um todo passa a ter uma maior eficiência desses processos, refletindo assim na redução dos custos e maior produtividade geral.
Essas alternativas inovadoras como os sistemas de gestão automatizados são as grandes estrelas do momento, especialmente aquelas que utilizam recursos baseados na inteligência da máquina.
Essas ferramentas possuem um alto potencial para lidar com uma infinidade de dados e informações em uma velocidade alta.
Dessa forma, é garantido uma maior economia de tempo e de recursos humanos para a realização de atividades que vão desde as mais simples até as mais complexas.
Conte com a Monitora para o desenvolvimento do software de gestão para a sua empresa
Como citamos anteriormente, o recomendado é que o sistema de gestão utilizado seja personalizado.
Dessa forma, somente os recursos úteis para a sua empresa precisarão ser desenvolvidos e integrados na rotina.
Para isso, conte com a ajuda de um especialista como a Monitora!
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